Kiedy podpis elektroniczny na dokumentach jest ważny?

Podpis elektroniczny jest dużym ułatwieniem w prowadzeniu biznesu, lecz budzi jeszcze niekiedy obawy dotyczące jego mocy prawnej. Dokument podpisany podpisem elektronicznym w świetle polskiej ustawy i przepisów unijnych może być jednak dowodem w postępowaniu sądowym. Sprawdź, kiedy podpis elektroniczny oraz sam opatrzony nim dokument, są ważne w świetle prawa.

 

Co mówią przepisy dotyczące podpisu elektronicznego?

Najważniejsze przepisy o podpisie elektronicznym to ustawa z września 2016 roku oraz europejskie rozporządzenie eIDAS z lipca 2014. Rozporządzenie eIDAS w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym obowiązuje od 2016 roku we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Z kolei przepisy dotyczące podpisu elektronicznego zawarte w polskiej ustawie o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej i odpowiednie zmiany w Kodeksie Cywilnym zapewniają zgodność prawa krajowego z europejskim. 

 

Zgodnie z artykułem 25 eIDAS, punkt 1, podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Również zwykły podpis elektroniczny jest więc uznawaną przez prawo formą potwierdzenia zawarcia umowy, a Kodeks Cywilny w artykule 60 dopuszcza wyrażanie woli w postaci elektronicznej przez osobę dokonującą czynności prawnej. Jest też w pełni bezpieczny, o ile mamy do czynienia z podpisem certyfikowanym. 

 

Zgodnie z prawem dostawcy usług zaufania tacy jak Autenti służą stronom umowy jako pośrednicy, których rolą jest właśnie zapewnić bezpieczeństwo podpisywania dokumentów w postaci elektronicznej – między innymi dzięki odpowiednim certyfikatom. Innymi słowy, są zaufaną trzecią stroną, która gwarantuje bezpieczeństwo podpisu elektronicznego i weryfikację podpisujących, a także poświadcza, że nie została naruszona integralność podpisywanych danych i zabezpiecza dokument, żeby można było wykorzystać go jako dowód zawarcia umowy. Istotną kwestią jest jednak nie tylko ważność samego podpisu elektronicznego, lecz także podpisywanego dokumentu. 

 

Rodzaj podpisu elektronicznego a forma umowy

Do 2016 roku korzystanie z podpisu elektronicznego było znacznie utrudnione. Żeby większość podpisanych tak dokumentów była ważna w świetle prawa, konieczne było wykorzystanie tak zwanego kwalifikowanego podpisu elektronicznego

 

Obecnie jest to forma zaawansowanego podpisu elektronicznego, czyli takiego, który:

  • jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu;
  • umożliwia ustalenie jego tożsamości;
  • jest składany przy użyciu danych, które z dużą dozą pewności może użyć tylko ta osoba;
  • jest powiązany z podpisaną treścią w taki sposób, że każda jej późniejsza zmiana jest rozpoznawalna.

 

Dodatkowo musi być on składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia i opierać się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Uzyskanie takiego certyfikatu jest jednak możliwe tylko w wybranych instytucjach, wiąże się z kosztem rzędu kilkuset złotych rocznie i opiera się na skrupulatnej weryfikacji tożsamości osoby, która o niego wnioskuje. Warto też pamiętać, że podpis elektroniczny ma skutek prawny, jeśli certyfikat, na którym się opiera, jest ważny w momencie składania podpisu.

 

Wedle rozporządzenia eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu, a certyfikat wydany w jednym z krajów UE obowiązuje we wszystkich pozostałych państwach członkowskich. Obecnie jest on jednak wymagany tylko w przypadku tych dokumentów, które nadal wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (np. umowa o pracę, umowa o dzieło z przeniesieniem autorskich praw majątkowych, pełnomocnictwo ogólne, umowa leasingowa czy umowa o prowadzenie rachunku bankowego).

 

Od września 2016 roku obowiązują bowiem zmiany w Kodeksie Cywilnym, dzięki którym kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest potrzebny do podpisania przytłaczającej większości dokumentów i umów, które są obecne w obrocie gospodarczym. Nie muszą one mieć już formy pisemnej, lecz wystarczy tak zwana forma dokumentowa. Najczęściej oznacza ona dokument elektroniczny opatrzony zwykłym podpisem elektronicznym, który nie jest oparty o kwalifikowany certyfikat. 

 

Tożsamość osoby podpisującej jest w tym wypadku każdorazowo weryfikowana przez dostawcę usług zaufania – czyli platformę do składania podpisu elektronicznego – w sposób wybrany przez stronę, która wysyła dokument do podpisu. Do tego celu można wykorzystać między innymi link przesłany na email osoby podpisującej czy jednorazowy kod SMS wysłany na jej numer telefonu, w połączeniu z imieniem i nazwiskiem tej osoby oraz adresem IP urządzenia, na którym składa ona podpis. Inne sposoby to na przykład zautomatyzowana wideoweryfikacja podpisującego albo przelew weryfikacyjny lub logowanie do bankowości internetowej. 

 

W treści dokumentu nie może być jednak wówczas zapisów o formie pisemnej, na przykład typu: „Umowę zawarto w formie pisemnej pod rygorem nieważności”. Taka forma wymaga bowiem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeśli więc wykorzystuje się zwykły podpis elektroniczny, w treści umowy może znaleźć się wyłącznie zapis o „formie dokumentowej”

 

Zabezpieczenia dokumentu podpisywanego certyfikowanym podpisem elektronicznym

Nawet, gdy sam podpis elektroniczny jest ważny, dokument może zostać podważony, jeśli nie ma gwarancji, że został zabezpieczony w sposób, który uniemożliwia wprowadzenie zmian po tym, gdy został podpisany. Żeby tego uniknąć, dostawcy usług zaufania stosują zabezpieczenia techniczne, które gwarantują autentyczność i integralność dokumentów

 

Gdy zostaną one podpisane, opatrywane są pieczęcią elektroniczną – swoistym „podpisem” osoby prawnej. Potwierdza on, że dokument został przesłany za pomocą zaufanej platformy oraz podpisany przez obie strony w tej samej, niezmienionej postaci. Pieczęć elektroniczna pozwala więc udowodnić, jak przebiegał proces podpisywania dokumentu i sprawia, że może on stanowić dowód w postępowaniu sądowym

 

Autenti wykorzystuje pieczęć elektroniczną opartą o kwalifikowany certyfikat, która jest najpewniejszą formą tego typu gwarancji. Za jej pomocą można też zabezpieczyć zarówno dokumenty podpisane zwykłym, jak i kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Ponadto, Autenti zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów oraz ich dostępność dla każdej z zainteresowanych stron. Z powyższych względów, podpisane na platformie dokumenty są trwałym nośnikiem, który zapewnia dostęp do niezmienionych informacji w przyszłości, czego wymagają przepisy dotyczące podpisu elektronicznego.

Bądź na bieżąco z Autenti

Otrzymuj najświeższe porady i wskazówki dotyczące platformy Autenti i najważniejszych kwestii związanych z e-podpisem.


Zobacz także
Weryfikowanie dokumentu podpisanego w Autenti za pomocą Adobe Acrobat

Dokument podpisany za pomocą platformy Autenti konwertowany jest do  formatu PDF (tworzonego zgodnie z międzynarodową normą ISO 32000) i zawiera: Czytaj więcej...

Plata gościem Koteckiego w audycji „Człowiek Biznes Technologia”

Tomasz Plata, CMO Autenti, gościł w audycji "Człowiek Biznes Technologia". Jest to podcast, w którym prowadzący, Wiesław Kotecki, rozmawia z Czytaj więcej...