Podpis elektroniczny Autenti to rozwiązanie, które z każdym dniem zdobywa coraz szersze grono zwolenników. Teraz dołączył do niego Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu, publiczna uczelnia z wieloletnią tradycją. Postanowiliśmy zapytać Marka Piotrowskiego, Dyrektora Centrum Informatyki na Uniwersytecie Ekonomicznym, co zaważyło na tym, że placówka postawiła na rozwiązanie paperless i wybrała e-podpis.
Dlaczego zdecydowali się Państwo na współpracę z Autenti?
Podjęcie współpracy z Autenti było naturalną konsekwencją decyzji Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu o organizacji studiów na naszej Uczelni w formie zdalnej. Co roku nasza uczelnia przyjmuje kilka tysięcy studentów. Dla wielu młodych ludzi kontynuacja nauki na poziomie wyższym była w tym roku wyjątkowa – z wiadomych względów. Już na przełomie marca i kwietnia zmuszeni byliśmy do natychmiastowej zmiany sposobu funkcjonowania Uczelni. Podjęcie decyzji o nauczaniu zdalnym od nowego roku akademickiego ugruntowało nasze przekonanie o potrzebie zapewnienia kompleksowego podejścia do organizacji zdalnej – nie tylko jako samego procesu nauczania, ale również rekrutacji oraz sformalizowania relacji prawnych z nowymi studentami. To, czego nam brakowało, to możliwość zawierania umów na odległość. Podjęcie współpracy z Autenti domknęło nasze przygotowania do organizacji nauczania w formie zdalnej. Podjęliśmy decyzję o nowym sposobie zawierania umów w formie elektronicznej. W pierwszej kolejności będą nim objęci studenci kierunków podyplomowych. W trakcie rekrutacji, mocno ograniczonej przez sytuację z COVID-19, zawarliśmy prawie 260 umów bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów na przesyłki listowne lub kurierskie oraz przede wszystkim bez potrzeby kontaktu fizycznego z zainteresowanymi.
Jak przebiega współpraca?
Współpraca z firmą Autenti została zainicjowana przez Centrum Informatyki Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Określenie potrzeb i uzgodnienie warunków handlowych trwało krótko i przebiegało sprawnie. W praktyce uzgodniliśmy wstępne warunki i zasady współpracy w ciągu tygodnia.
Jak wyglądało wprowadzenie rozwiązania Autenti do placówki?
Po uzgodnieniu i zawarciu stosownych umów, w związku ze sposobem funkcjonowania platformy w trybie SaaS, wdrożenie polegało na założeniu kont użytkowników i organizacji krótkiego szkolenia dla pracowników Centrum Kształcenia Ustawicznego. Właśnie ze względu na możliwość użycia rozwiązania Autenti od następnego dnia po zawarciu umowy zdecydowaliśmy się na wykorzystanie interfejsu www. W planach mamy wykorzystanie dostępnego API, by całkowicie go zautomatyzować.
Jakie korzyści widzą Państwo po wdrożeniu Autenti? Czy e-podpis pomógł usprawnić pracę?
Szybki kontakt i czas załatwiania sprawy, szybka zwrotność umów (ok. 90% w ciągu dwóch dni), możliwość elektronicznego przypomnienia o konieczności podpisania umowy, mniejsza ilość drukowanych papierów (tylko jeden egzemplarz dla nas do teczki), brak pracy związanej z ich pieczętowaniem; nie trzeba wysyłać pocztą do uczestnika drugiej umowy, co zajmowało dużo czasu; możliwość monitorowania przebiegu umowy.
Jak na rozwiązanie Autenti reagują Państwa pracownicy i studenci?
Brak jest jakichkolwiek komentarzy ze strony uczestników studiów – z tego wynika, że powiadomienie na telefon i e-maila jest wystarczające. Platforma Autenti jest intuicyjna i prosta, również dla odbiorcy. Uczestnicy nie mają problemów z podpisem elektronicznym; pracownicy, którzy nie mieli sposobności korzystać z tej platformy, z pewnością szybko przekonają się do niej, zauważając plusy pracy przy wykorzystaniu Autenti. Osoby, które pracują z platformą, widzą liczne korzyści, które osiągnęły dzięki możliwości wysyłania umów poprzez Autenti – są to przede wszystkim: bardzo duża oszczędność czasu pracy i dostęp do archiwum wszystkich umów zebranych w jednym miejscu.
