O kliencie

Infoshare to jedna z największych konferencji technologicznych w regionie CEE, organizowana w Gdańsku. W tym roku wydarzenie zgromadziło ponad 6 000 uczestników, a treści merytoryczne prezentowano na siedmiu scenach.

Organizacja przygotowuje obecnie dwa eventy rocznie, co oznacza konieczność koordynowania dziesiątek umów z partnerami, podwykonawcami, prelegentami i dostawcami usług rozproszonymi po całym świecie - przy zachowaniu tempa, które pozwala szybko uruchamiać kolejne etapy przygotowań.

Wyzwanie

Zanim Infoshare wdrożyło Autenti, finalizacja umów z partnerami biznesowymi była procesem długotrwałym i podatnym na opóźnienia, szczególnie przy współpracy z firmami zagranicznymi.

• Papierowy obieg dokumentów: umowy wysyłano w formie cyfrowej, a następnie drukowano na miejscu, w siedzibach partnerów i podwykonawców.
• Wysyłka pocztą, nie kurierem: podpisane dokumenty wracały tradycyjną pocztą, co znacznie wydłużało cały proces.
• Zablokowane kolejne etapy współpracy: dopóki podpisany dokument nie wrócił do organizacji, nie można było wykorzystać logotypu partnera, umieścić go na stronie wydarzenia ani przekazać materiałów do drukarni.
• Odległość geograficzna: siedziby firm partnerskich są rozsiane po całym świecie, co dodatkowo komplikowało i wydłużało finalizację kontraktów.

"To był straszny czas przed Autenti. Umowy co do zasady wysyłaliśmy w formie cyfrowej. Były drukowane na miejscu, w siedzibach partnerów i podwykonawców, a potem bardzo często wysyłane pocztą, nie kurierem, co znacząco wydłużało cały proces." ~ Tomasz Józwowicz, Head of Growth w Infoshare

Rozwiązanie

Infoshare zaczęło od procesowania umów partnerskich i biznesowych, a zakres zastosowania platformy Autenti w organizacji sukcesywnie się rozszerzał.

• Umowy partnerskie i biznesowe: pierwszy obszar zastosowania, obejmujący współpracę z partnerami wydarzenia.
• Umowy najmu i z podwykonawcami: między innymi umowa najmu przestrzeni, w której odbywa się wydarzenie, oraz kontrakty z podwykonawcami realizującymi usługi na potrzeby eventu.
• Umowy z prelegentami: cała współpraca ze speakerami finalizowana jest przez Autenti.
• Umowy wewnętrzne z pracownikami: platforma służy również do podpisywania dokumentów pracowniczych.
• Zastosowanie w różnych działach: z Autenti korzystają zarówno dział księgowości, wysyłający miesięczne podsumowania, jak i zespoły partnerships oraz marketingu.

Zaczęliśmy od partnerów. Obecnie w ten sposób podpisujemy też umowy ze speakerami i z pracownikami. To dziesiątki umów,, a odkąd organizujemy dwa eventy rocznie, ten wolumen znacząco rośnie." ~ Tomasz Józwowicz, Head of Growth w Infoshare

Wyniki

Przejście na podpis elektroniczny wyraźnie skróciło czas finalizacji umów i ułatwiło codzienną pracę zespołu Infoshare.

• Finalizacja umowy w kilka minut: proces, który wcześniej trwał dni ze względu na druk i wysyłkę pocztową, dziś zajmuje kilka minut.
• Szybszy start kolejnych etapów współpracy: dzięki natychmiastowemu dostępowi do podpisanego dokumentu kolejne działania z partnerem można uruchomić niemal tego samego dnia.
• Rosnący wolumen bez utraty tempa: mimo dwóch eventów rocznie i dziesiątek umów każdego roku organizacja utrzymuje sprawność całego procesu.
• Wygoda dla całego zespołu: z platformy korzystają na co dzień osoby z różnych działów - od księgowości po partnerships i marketing - bez potrzeby dodatkowego szkolenia.
• Pełna akceptacja po stronie kontrahentów: zespół Infoshare nie odnotował ani jednego przypadku odmowy podpisania dokumentu przez platformę Autenti.

"Możliwość sfinalizowania umowy z partnerem w kilka minut sprawia, że kolejne etapy współpracy możemy uruchamiać niemal tego samego dnia." ~Tomasz Józwowicz, Head of Growth w Infoshare