Europa Ubezpieczenia ist ein Versicherer, der sich auf die Segmente Bancassurance, Affinity und Reisen konzentriert und zu den innovativsten in Polen zählt. Die Gesellschaft ist seit mehr als 25 Jahren auf dem Markt vertreten und hat mehrere Millionen Polen versichert. Europa Ubezpieczenia hat im Jahr 2022 beschlossen, eine strategische digitale Transformation vorzunehmen. Auf diese Weise sollen die Wettbewerbsfähigkeit, die Agilität und die Geschwindigkeit bei der Entwicklung von Partnerschaften sowie die Wege und Kanäle für den Verkauf von Versicherungen verbessert werden. Ein Element der Veränderung ist die Einführung eines elektronischen Workflows. Wir sprechen mit Grzegorz Pawlicki, Vorstandsmitglied und CIO bei Europa Ubezpieczenia, über die Umstellung und die Erfahrungen bei der Zusammenarbeit mit Autenti.
Was ist der digitale Wandel in Europa?
Unsere Transformation basiert auf dem Aufbau einer Cloud-basierten IT-Umgebung und der Automatisierung von Prozessen. Das Ziel: Die Wettbewerbsfähigkeit einer Firma wie Europa Ubezpieczenia, das sich auf Partnerschaften konzentriert, liegt in agilen Prozessen, die durch einfache, leicht aufrüstbare und skalierbare Technologie unterstützt werden. Dieser Ansatz ermöglicht es uns auch, unser Geschäft zu skalieren und über Polen hinaus in paneuropäische Partnerschaften zu expandieren, die wir unter der Marke HDI Embedded entwickeln.
Woher kam der Bedarf an Autenti?
Elektronische Dokumenten-Workflows sowohl intern als auch extern sind ein Element unserer digitalen Transformation. Die Autenti-Plattform hat erstens einen ausgezeichneten Ruf und zweitens eine gut dokumentierte API. Das war genau das Tool, nach dem wir gesucht haben, denn wir wollten eine stabile und reibungslose Integration mit den Workflow-Prozessen, die wir bereits aufgebaut hatten.
Die Autenti-Lösung wurde durch die Integration mit einem System der BPM-Klasse, in unserem Fall Webcon BPS, eingeführt. Unsere Workflow-Management-Plattform unterstützt den Ablauf der meisten Prozesse in der Firma, und wir waren auf der Suche nach einer Lösung, die sich leicht damit integrieren lässt. Die Implementierung wurde von ausführlichen Rechts- und Prozess-Workshops begleitet. Wir sind eine Organisation, die aus 2 Gesellschaften besteht: einer Nicht-Lebensversicherungsgesellschaft und einer Lebensversicherungsgesellschaft. Das erforderte einen einzigartigen Ansatz, den das Autenti-Team gemeinsam mit uns ausgearbeitet hat.
Unser Ziel ist es, die überwiegende Mehrheit der Verträge über die Plattform abzuwickeln und, wo möglich, die traditionelle Unterschrift ganz abzuschaffen.
Wie sah die Arbeit vor der Nutzung der Plattform aus?
Wir hatten Tools für elektronische Signaturen, aber ohne Integration mit unseren BPM-Systemen. Das Signieren elektronischer Dokumente erfolgte über Anwendungen/Portale, die eine bestimmte qualifizierte Signatur bereitstellen.
Welche Vorteile sieht das Team in der Implementierung der Autenti-Plattform?
Die Implementierung der Autenti-Plattform zusammen mit dem entsprechenden Add-on zu Webcon BPS hat es uns ermöglicht, Dokumente kontinuierlich und vollständig (mit einer abschließenden elektronischen Signatur) zu verarbeiten. Wir sind gerade dabei, verschiedene Geschäftsprozesse zu integrieren. Wir sollten bald die ersten greifbaren Vorteile sehen. Wir rechnen vor allem mit Einsparungen durch kürzere Bearbeitungszeiten und die Entlastung des Dokumentenumlaufs. Wir sind nicht nur mit der Geschwindigkeit und der Einfachheit des Unterschriftsprozesses zufrieden, sondern auch mit der Möglichkeit, ihn von Anfang bis Ende auf den mobilen Geräten unserer Mitarbeiter durchzuführen.
Welche der verfügbaren Funktionen sind am nützlichsten?
Die meistgenutzte Autenti-Funktionalität in unserer Branche ist die bereitgestellte API. Wir schätzen auch die Fähigkeit des Tools, sich in die MS Teams-Plattform zu integrieren und den gesamten Prozess der Dokumentensignierung auf mobilen Geräten durchzuführen.
Wer nutzt die Plattform am häufigsten und wer verwendet qualifizierte Signaturen?
Die intensivste Nutzung der Plattform erfolgt für die Unterzeichnung verschiedener Arten von Dokumenten durch den Vorstand, die Betriebsabteilung und die Kundendienstabteilung. Der größte Anteil der unterzeichneten Dokumente sind Verträge, Vereinbarungen und NDAs, gefolgt von Jahresabschlüssen und Beschlüssen.
Qualifizierte Signaturen werden vor allem bei Berichts- und Kooperationsvereinbarungen verwendet. Der größte Vorteil einer elektronischen Signatur gegenüber einer herkömmlichen Unterschrift ist die Schnelligkeit der Unterschrift für jede Partei und die Reduzierung der Kosten, die mit dem Transport der Vereinbarung (z.B. Kurier), dem Ausdruck oder der Speicherung/Archivierung verbunden sind.
Und wie reagieren Kunden und Vertragspartner auf elektronische Signaturen?
Die elektronische Signatur ist bereits ein Standard, den Kunden und Partner erwarten. Kein Wunder, denn sie beschleunigt und erleichtert den Prozess des Vertragsabschlusses, der Unterzeichnung von Dokumenten oder Berichten erheblich.
Der wichtigste Vorteil ist die Zeitersparnis bei der Unterzeichnung von Dokumenten und die Einfachheit der Lösung. Auch die Möglichkeit, die Plattform über einen mobilen Kanal zu bedienen, ist wichtig, insbesondere bei der Verwendung einer qualifizierten Signatur.
Łukasz Zakrzewski, Corporate Sales Team Lead bei Autenti fügt hinzu:
Mit großem Stolz betrachte ich unsere Zusammenarbeit mit Europa Ubezpieczenia. Während der Implementierung der Autenti-Lösung fanden intensive Workshops und Erfahrungsaustausche statt, die es ermöglichten, das von Europa Ubezpieczenia verwendete Webcon-System in die Autenti-Plattform zu integrieren. Dank des Vertrauens und der Offenheit beider Teams trägt die Integration (Bereitstellung) der elektronischen Unterschrift bereits zur Zeitersparnis bei und wird es ermöglichen, in Zukunft völlig papierlos zu arbeiten. Ich freue mich, dass Autenti Teil dieser digitalen Revolution sein kann und freue mich auf die nächsten Etappen unserer Zusammenarbeit.
