Automatyzacja w KYC: jak usprawnić weryfikację klienta indywidualnego?

Mimo coraz częściej spotykanej digitalizacji procesów, procedury związane z KYC (Know Your Customer) wciąż w dużej mierze opierają się na pracy manualnej.

Szacuje się, że w ponad połowie instytucji finansowych aż 31–60% procesów KYC nadal wykonywanych jest ręcznie (źródło).

Manualne procesy oznaczają przede wszystkim:

• wolny onboarding klientów, który potrafi trwać nawet kilka dni zamiast kilkunastu minut,
• wysokie koszty operacyjne, związane z pracą zespołów compliance i operations (często skupiających się na powtarzalnych zadaniach),
• ryzyko błędów ludzkich, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji regulacyjnych (jak w przypadku kary na poziomie 18 mln złotych nałożonej na ING).

Jednocześnie rynek jasno pokazuje nam kierunek zmian.

Aż 62% organizacji planuje inwestycje w technologie KYC/AML, widząc w automatyzacji nie tylko sposób na redukcję kosztów, ale przede wszystkim na poprawę doświadczeń klienta.

Jak więc podejść do wyzwania automatyzacji?

O tym przeczytasz w poniższym artykule.

Czym jest automatyzacja KYC (i czym nie jest)?

KYC (Know Your Customer) to zestaw procedur stosowanych np. przez banki, fintech czy instytucje finansowe, aby potwierdzić tożsamość klienta, zapobiegać oszustwom, spełniać wymogi prawne (np. przeciwdziałanie praniu pieniędzy, AML, due diligence) i ostatecznie potwierdzić że dana osoba jest faktycznie tą za którą się podaje.

Automatyzacja KYC to wykorzystanie nowoczesnych technologii do usprawnienia procesu weryfikacji tożsamości bez (lub z minimalnym) udziałem człowieka.

Obejmuje różne metody, od wideoweryfikacji i liveness check (weryfikację żywotności) po autoryzację po zalogowaniu się do instytucji bankowych lub aplikacji rządowych (skan kodu QR w aplikacji mObywatel).

Warto jednak pamiętać, czego automatyzacja KYC nie oznacza.

Automatyzacja nie eliminuje całkowicie udziału człowieka z procesu weryfikacji, nie jest „czarną skrzynką AI bez żadnego nadzoru” i nie zastępuje regularnej aktualizacji danych klienta (perpetual KYC).

To narzędzie wspierające pracę zespołów compliance i operacji, pozwalające działać szybciej, precyzyjniej i bezpieczniej, ale zawsze w kontrolowany sposób.

Prawdziwe przykłady na podstawie usług dostępnych w Autenti

Automatyzacja procesów KYC to tak naprawdę zestaw technologii, które razem tworzą spójny, zautomatyzowany proces weryfikacji tożsamości klienta.

Na te technologie składają się…

W Autenti integrujesz się tylko raz (przez Autenti eID API), a zyskujesz dostęp do wielu metod weryfikacji (mObywatel, bankowość, wideo i inne) i wielu dostawców, eliminując problem uzależnienia od jednego dostawcy.

1. Wideoweryfikacja

To jedna z najczęściej stosowanych metod w procesach KYC dla klientów indywidualnych, szczególnie tam, gdzie liczy się szybkość i wygoda.

Użytkownik robi zdjęcie dokumentu, a następnie robi zdjęcie swojej twarzy lub wykonuje krótkie wideo. System automatycznie odczytuje dane, porównuje twarz z dokumentem i sprawdza tzw. „żywotność”, czyli czy nie mamy do czynienia np. ze zdjęciem lub wcześniej przygotowanym nagraniem.

W tym procesie automatyzacja obejmuje zarówno analizę dokumentu, jak i biometrię oraz wykrywanie prób oszustw.

Dzięki temu onboarding może trwać kilka minut, bez udziału człowieka.

2. Weryfikacja z wykorzystaniem e-dowodu (z warstwą NFC)

W tym przypadku ciężar weryfikacji przenosi się z obrazu na dane zapisane w warstwie elektronicznej dokumentu.

Użytkownik przykłada e-dowód (lub inny dokument z warstwą elektroniczną) do telefonu, a system automatycznie odczytuje dane i potwierdza ich autentyczność w sposób kryptograficzny.

Automatyzacja polega tutaj przede wszystkim na bezpośrednim odczycie danych oraz ich walidacji, co praktycznie eliminuje ryzyko błędów ludzkich.

3. Weryfikacja przez bankowość elektroniczną

Kolejna automatyczna metoda weryfikacji klienta indywidualnego wykorzystuje fakt, że tożsamość użytkownika została już wcześniej zweryfikowana przez bank..

Klient loguje się do swojej bankowości elektronicznej i potwierdza przekazanie danych, które system automatycznie pobiera.

Największą zaletą tego podejścia jest brak konieczności przesyłania dokumentów oraz bardzo szybki przebieg procesu.

Automatyzacja polega głównie na integracji z zewnętrznymi źródłami potwierdzonej tożsamości i natychmiastowym potwierdzeniu danych.

4. Weryfikacja przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaufanego

Podpis kwalifikowany (QES)

To najbardziej formalna i prawnie umocowana metoda identyfikacji.

Użytkownik podpisuje dokument podpisem kwalifikowanym, a system automatycznie weryfikuje ważność certyfikatu oraz dane przypisane do podpisu.

Podpis kwalifikowany (QES) jest elektronicznym odzwierciedleniem odręcznego podpisu klienta indywidualnego, co pozwala na potwierdzenie jego danych.

Automatyzacja obejmuje tutaj walidację podpisu oraz powiązanie go z konkretną osobą.

Podpis zaufany

Profil zaufany i powiązany z nim podpis zaufany można porównać do cyfrowego dokumentu, który pozwala jednoznacznie zidentyfikować użytkownika online. Dane przypisane do profilu to imię (imiona), nazwisko, data urodzenia oraz numer PESEL. Każda osoba może mieć tylko jeden, unikalny profil zaufany.

Proces weryfikacji tożsamości przy użyciu podpisu zaufanego przebiega w prostych krokach:

1. Rozpocznij proces weryfikacji tożsamości online.
2. Wybierz weryfikację przy użyciu podpisu zaufanego.
3. Zaloguj się do usługi podpisu zaufanego.
4. Potwierdź swoje dane identyfikacyjne.
5. Zautoryzuj podpisanie dokumentu zgodnie z instrukcją na ekranie (najczęściej kodem SMS).
6. Poczekaj na automatyczne potwierdzenie tożsamości.
7. Odbierz informację o wyniku weryfikacji.

Zalety tej metody w KYC:

• Pełna automatyzacja procesu weryfikacji.
• Szybki i intuicyjny przebieg dla użytkownika.
• Dane są jednoznacznie przypisane do konkretnej osoby, co ogranicza ryzyko oszustwa.

5. Systemy zaufane, np. mObywatel

Analogicznie jak przy weryfikacji tożsamości przy użyciu bankowości elektronicznej, klient zwyczajnie loguje się do swojej aplikacji mObywatel w celu potwierdzenia tożsamości.

Tożsamość ta została już wcześniej zweryfikowana, co pozwala na szybki i prosty proces bez konieczności przesyłania dokumentów.

Mechanizm ten opiera się na wykorzystaniu tzw. środków identyfikacji elektronicznej wydawanych przez zaufane instytucje publiczne, które potwierdzają dane użytkownika i przekazują je do systemu w sposób bezpieczny.

W najbliższych latach do tego typu rozwiązań dołączą również tzw. cyfrowe portfele tożsamości (Digital Identity Wallets), rozwijane na poziomie Unii Europejskiej.

Z perspektywy KYC oznacza to:

• jeszcze szybszą weryfikację tożsamości,
• większą kontrolę użytkownika nad danymi,
• ograniczenie konieczności przesyłania dokumentów,
• wysoki poziom bezpieczeństwa oparty na standardach europejskich.

W tym artykule przeczytasz szczegółowe informacje na temat każdej z wyżej opisanych metod weryfikacji klienta indywidualnego i dowiesz się którą z metod najlepiej jest wybrać w danej sytuacji.

Jak automatyzacja KYC działa w Autenti?

Proces KYC w Autenti jest kompleksowy i obejmuje cały cykl identyfikacji, od konfiguracji aż po raportowanie wyników.

Na początku definiujesz proces, wybierając odpowiednie metody identyfikacji, zakres wymaganych danych oraz typy dokumentów, które klient musi dostarczyć. Następnie określasz cel identyfikacji. Może to być zarówno zebranie nowych danych, jak i ich weryfikacja względem już posiadanych informacji.

Kolejnym krokiem jest uruchomienie procesu wobec klienta.

Zaproszenie do identyfikacji wysyłasz przez e-mail, SMS lub indywidualny link, a klient przechodzi przez prosty, zdalny proces weryfikacji (np. wprowadzenie danych, przesłanie dokumentu, zdjęcia lub nagrania wideo). Całość odbywa się w pełni online.

Autenti umożliwia także pełną integrację z Twoimi systemami poprzez API, dzięki temu możesz automatycznie inicjować procesy KYC bezpośrednio ze swojej aplikacji oraz odbierać wyniki wraz z kompletem danych i materiałów (np. zdjęcia, nagrania, statusy weryfikacji).

Na platformie masz stały dostęp do wszystkich identyfikacji, możesz monitorować ich statusy, przeglądać historię.

Kluczowym elementem procesu są jednak raporty: po zakończeniu identyfikacji generowany jest szczegółowy raport zawierający wynik weryfikacji, dane klienta, materiały dowodowe (zdjęcia dokumentu, zdjęcia twarzy) oraz analizę poprawności danych.

Raporty mogą być eksportowane do plików PDF i opatrzone pieczęcią wiarygodność, co zwiększa ich wartość dowodową i przydatność w procesach compliance oraz audytach.

A co z bezpieczeństwem?

Platforma Autenti została zaprojektowana z myślą o najwyższych standardach bezpieczeństwa i ochrony danych.

System spełnia wymagania międzynarodowych norm, w tym ISO/IEC 27001:2022, oraz regulacji takich jak eIDAS i RODO.

Dodatkowo stosowane są zaawansowane mechanizmy, takie jak regularne kopie zapasowe, monitoring bezpieczeństwa oraz ścisła kontrola dostępu.

Dzięki temu dane klientów pozostają poufne, integralne i dostępne wyłącznie w kontrolowany sposób, a cały proces identyfikacji jest zgodny z wymogami sektora finansowego i innych branż regulowanych.

Ręczna vs automatyczna weryfikacja klienta

Pojęcia takie jak KYC, AML, biometria czy automatyzacja procesów potrafią brzmieć abstrakcyjnie, szczególnie gdy opisujemy je przez pryzmat technologii i regulacji.

W efekcie łatwo zgubić to, co najważniejsze, czyli jak ten proces faktycznie wygląda „tu i teraz”, z perspektywy klienta i organizacji.

Dlatego zamiast kolejnych definicji, warto spojrzeć na konkretny scenariusz.

W naszym artykule będzie to branża finansowej gdzie klient składa wniosek o leasing samochodu online. Najpierw przejdziemy przez ręczny proces KYC.

Proces manualny (jak KYC wygląda w wielu firmach)

Cały proces zaczyna się od momentu, w którym klient wypełnia formularz i przesyła skany wymaganych dokumentów (dowód osobisty, prawo jazdy, dane osobiste).

Następnie:

• pracownik przepisuje dane z dokumentów do systemu (imię, nazwisko, PESEL, numer dowodu, data ważności prawa jazdy, kategoria prawa jazdy itd.),
• ręcznie sprawdza poprawność danych i ich zgodność,
• porównuje zdjęcie dokumentu z przesłanym selfie (lub pomija ten krok),
• kontaktuje się z klientem w razie braków lub błędów,
• przekazuje sprawę dalej do decyzji.

Cały proces onboardingu rozciąga się od kilku godzin do nawet kilku dni, wymaga zaangażowania wielu osób i ręcznego przetwarzania danych.

Wraz z tym rośnie ryzyko błędów wynikających z przepisywania informacji lub nieczytelnych dokumentów, co dodatkowo generuje poprawki i opóźnienia.

Taki model jest kosztowny operacyjnie, a dla klienta oznacza długie oczekiwanie i niepewność, przez co część z nich rezygnuje jeszcze przed zakończeniem procesu.

Proces automatyczny (ten sam scenariusz po wdrożeniu automatyzacji KYC)

Przejdźmy przez ten sam proces, ale zautomatyzowany.

Wówczas klient przechodzi przez jeden, spójny flow (na przykładzie wideoweryfikacji tożsamości):

• klient otrzymuje unikalny link do przejścia procesu weryfikacji,
• robi zdjęcie dokumentu (prawa jazdy), a system automatycznie odczytuje dane (OCR),
• wykonuje selfie lub krótkie wideo, a system potwierdza tożsamość (biometria + liveness),
• dane są automatycznie walidowane,
• dane trafiają bezpośrednio do systemu leasingowego w formie statusu i raportu,
• po pozytywnej decyzji, klient od razu podpisuje umowę elektronicznie.

Weryfikacja i onboarding skraca się do kilku minut. Większość kroków odbywa się automatycznie i bez angażowania pracowników.

Dane klienta są pobierane i przetwarzane bez konieczności ręcznego przepisywania, co praktycznie eliminuje błędy i potrzebę późniejszych poprawek.

Cały proces jest płynny i przewidywalny z perspektywy użytkownika, dzięki czemu rzadziej rezygnuje on w jego trakcie, co bezpośrednio przekłada się na wyższą konwersję.

Jak wdrożyć automatyzację KYC krok po kroku (+ checklista)

Wdrożenie automatyzacji KYC to proces, który przede wszystkim zaczyna się od zrozumienia obecnego stanu i stopniowo przechodzi w optymalizację oraz skalowanie.

W związku z tym, pierwszym krokiem powinien być audyt obecnych procesów.

Warto dokładnie przeanalizować, które elementy KYC są wykonywane manualnie, gdzie pojawiają się opóźnienia oraz ile czasu obecnie zajmuje onboarding klienta. To pozwala zidentyfikować faktycznie występujące problemy, zamiast optymalizować proces „w ciemno”.

Następnie należy zlokalizować bottlenecki/wąskie gardła, czyli miejsca, w których proces się zatrzymuje lub znacząco spowalnia.

Często jest to ręczna weryfikacja dokumentów, brak integracji między systemami albo konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, powtarzając niepotrzebnie czynności i “zjadając” czas roboczy zespołów compliance.

Kolejny etap to decyzja strategiczna: budować własne rozwiązanie czy skorzystać z gotowych narzędzi (build vs buy). W praktyce większość organizacji decyduje się na rozwiązania zewnętrzne, które są szybsze we wdrożeniu, zgodne z regulacjami i przede wszystkim zapewniają gwarancję bezpieczeństwa danych.

Po wyborze kierunku przychodzi czas na dobór konkretnych narzędzi.

Na tym etapie warto zwrócić uwagę nie tylko na funkcjonalności (np. wideoweryfikacja, e-dowód, integracje bankowe), ale także na zgodność regulacyjną, możliwości skalowania oraz łatwość integracji.

Po wdrożeniu nowych narzędzi do automatyzacji KYC niezbędne są testy i optymalizacja. Warto sprawdzić, jak proces działa w praktyce, gdzie użytkownicy napotykają trudności i czy system podejmuje właściwe decyzje. Na tej podstawie można wprowadzać usprawnienia.

Ostatnim, ale równie ważnym elementem jest monitoring i iteracja.

Automatyzacja KYC nie jest „skończonym projektem” po jej wdrożeniu. Wymaga ciągłego dostosowywania do zmieniających się regulacji, nowych typów oszustw i rosnącej skali biznesu.

Checklista wdrożenia automatyzacji KYC

• przeprowadzenie audytu obecnych procesów KYC
• identyfikacja manualnych etapów i bottlenecków
• podjęcie decyzji build vs buy
• wybór narzędzi dopasowanych do poziomu ryzyka i potrzeb biznesu
• integracja z systemami wewnętrznymi (API)
• przeprowadzenie testów (UX, skuteczność, błędy)
• optymalizacja procesu na podstawie danych
• wdrożenie monitoringu i regularnych przeglądów
• przygotowanie procesu pod dalszą automatyzację (np. pKYC)

Tak uporządkowane podejście pozwala nie tylko wdrożyć automatyzację, ale przede wszystkim zrobić to w sposób kontrolowany, zgodny z regulacjami i gotowy na dalsze skalowanie.

Korzyści wynikające z automatyzacji procesów KYC

Automatyzacja KYC przekłada się bezpośrednio na efektywność operacyjną organizacji.

Przede wszystkim znacząco skraca czas onboardingu. Procesy, które wcześniej trwały dni, mogą zostać zrealizowane w kilka minut.

Jednocześnie ogranicza pracę ręczną, co pozwala zespołom skupić się na bardziej złożonych zadaniach zamiast powtarzalnych czynności. W efekcie prowadzi to również do redukcji kosztów operacyjnych.

Z perspektywy compliance i bezpieczeństwa automatyzacja zmniejsza ryzyko błędów wynikających z czynnika ludzkiego. Każdy etap procesu jest rejestrowany, co zapewnia pełną ścieżkę audytową i ułatwia przejście przez kontrole regulacyjne.

Standaryzacja procesów sprawia też, że organizacja łatwiej utrzymuje zgodność z wymaganiami prawnymi, szczególnie w obszarze AML i ochrony danych (RODO).

Korzyści są widoczne również po stronie biznesowej. Szybszy i prostszy onboarding często oznacza wyższą konwersję klientów, którzy nie rezygnują w trakcie skomplikowanego procesu.

Z kolei lepsze doświadczenie użytkownika (UX) wpływa na pozytywne postrzeganie marki, a możliwość automatycznego przetwarzania dużej liczby wniosków pozwala firmie szybciej się skalować bez proporcjonalnego zwiększania zespołu.

Co więcej, brak konieczności osobistej wizyty w banku czy placówce pozwala firmie poszerzyć działalność globalnie. Wówczas onboarding można przeprowadzić z dowolnego miejsca na świecie, co otwiera dostęp do klientów spoza lokalnego rynku i umożliwia rozwój na nowe rynki bez barier geograficznych.

Dlaczego ciągłość jest tak istotna? Więcej o pKYC

Perpetual KYC (pKYC) to podejście, w którym weryfikacja klienta nie kończy się na etapie onboardingu, ale staje się procesem ciągłym.

Zamiast jednorazowego sprawdzenia tożsamości i oceny ryzyka, organizacja monitoruje dane klienta na bieżąco i reaguje na wszelkie zmiany w czasie rzeczywistym.

Wówczas system automatycznie analizuje aktywność klienta i sprawdza aktualność jego danych. Jeśli pojawią się nieścisłości lub nowe ryzyka, proces KYC może zostać ponownie uruchomiony bez konieczności ręcznej interwencji na każdym etapie.

To podejście lepiej odzwierciedla rzeczywistość, w której profil klienta nie jest stały (jednym z wielu często popełnianych błędów w procesie KYC jest właśnie takie spojrzenie na profil klienta).

Podpis elektroniczny jako naturalny krok po KYC

W wielu procesach, a szczególnie tych związanych z zawieraniem umów, kolejnym, logicznym krokiem jest podpisanie dokumentu przez klienta.

Dlatego nowoczesne procesy onboardingowe coraz częściej łączą identyfikację klienta z podpisem elektronicznym w jednym, spójnym flow.

Wówczas wygląda to tak:

• klient przechodzi weryfikację tożsamości (np. korzystając z wideoweryfikacji, e-dowodu z warstwą NFC, logowania do bankowości elektronicznej),
• jego dane są automatycznie potwierdzane i zapisane w systemie,
• a następnie może od razu podpisać dokument online.

Rodzaje podpisów elektronicznych w KYC

W zależności od wymagań procesu można zastosować różne typy podpisów:

• Podpis elektroniczny (SES): najprostszy i najszybszy oparty np. o weryfikację e-mailem lub kodem SMS. Wystarczający dla większości standardowych umów biznesowych, szczególnie jeśli mamy do czynienia z klientem indywidualnym.
  
• Podpis zaawansowany (AES): wymaga dodatkowej weryfikacji tożsamości (np. dokument + dane klienta), dzięki czemu zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa.
  
• Podpis kwalifikowany (QES): najwyższy poziom, równoważny podpisowi własnoręcznemu. Wykorzystuje certyfikaty i infrastrukturę PKI, a tożsamość podpisującego jest jednoznacznie potwierdzona.

Połączenie KYC i e-podpisu oznacza, że:

• cały proces od identyfikacji do zawarcia umowy odbywa się w pełni online,
• dane klienta są wykorzystywane automatycznie (bez ponownego wprowadzania),
• organizacja zyskuje pełną ścieżkę audytową,
• skraca się czas finalizacji całego procesu z dni do nawet minut.

Zrób pierwszy krok w kierunku automatyzacji KYC

Skróć onboarding klientów z dni do minut i zminimalizuj ryzyko błędów dzięki automatyzacji KYC z Autenti.

Wykorzystaj różne metody weryfikacji klienta indywidualnego, od wideoweryfikacji, po integracje z bankowością i podpis kwalifikowany w jednym, spójnym procesie online.

Zoptymalizuj pracę zespołów compliance i operations.

Wypróbuj Autenti i zautomatyzuj KYC w kilka minut lub odezwij się do naszych ekspertów, pomożemy dobrać idealne rozwiązanie dla Ciebie.

FAQ

Czym jest automatyzacja KYC?

Automatyzacja KYC to wykorzystanie technologii do weryfikacji tożsamości klienta bez (lub z minimalnym) udziałem człowieka. Obejmuje m.in. odczyt dokumentów (OCR), weryfikację biometryczną i inne metody.

Czy automatyzacja całkowicie zastępuje człowieka?

Nie. Automatyzacja wspiera zespoły compliance i operacji, przyspiesza procesy i zmniejsza ryzyko błędów, ale wymaga nadzoru. Człowiek nadal podejmuje decyzje w bardziej złożonych przypadkach i monitoruje procesy.

Jakie technologie stoją za automatyzacją KYC?

Między innymi:

• OCR: odczyt danych z dokumentów, standaryzacja i walidacja.
• Biometria: rozpoznawanie twarzy, analiza cech biometrycznych, liveness detection.
• AI / Machine Learning: wykrywanie prób oszustw, automatyczna ocena ryzyka, uczenie się na nowych danych.
• API i integracje łączące z zaufanymi źródłami danych: połączenie z bankami, bazami danych i systemami wewnętrznymi.

Jak wdrożyć automatyzację KYC krok po kroku?

Wdrożenie automatyzacji KYC zaczyna się od audytu obecnych procesów i identyfikacji etapów wykonywanych ręcznie, a następnie przechodzi przez lokalizację wąskich gardeł, czyli miejsc, w których procesy są spowolnione. Kolejnym krokiem jest podjęcie decyzji, czy budować własne rozwiązanie, czy skorzystać z gotowych narzędzi, po czym następuje wybór technologii dopasowanych do poziomu ryzyka i potrzeb biznesu. Następnie następuje integracja z systemami wewnętrznymi poprzez API, przeprowadzenie testów oraz optymalizacja procesu, a całość zamyka ciągły monitoring i iteracja, zapewniające efektywność i zgodność z regulacjami.

Co to jest perpetual KYC (pKYC)?

pKYC to ciągła weryfikacja klienta przez cały czas trwania relacji. System monitoruje aktualność danych, analizuje ryzyko i reaguje automatycznie na zmiany lub nieprawidłowości, bez potrzeby ręcznej interwencji.

Jak automatyzacja KYC łączy się z podpisem elektronicznym?

Proces identyfikacji może być bezpośrednio połączony z podpisem elektronicznym: SES (prosty), AES (zaawansowany), QES (kwalifikowany). Dane klienta są wykorzystywane automatycznie, a cały proces od identyfikacji do podpisania dokumentu odbywa się online.