O kliencie

Masterlease to jedna z czołowych firm leasingowych w Polsce, należąca do Grupy Kapitałowej PKO Banku Polskiego. Jako lider rynku z udziałem na poziomie ok. 12%, firma zarządza flotą ponad 43 000 samochodów. W ciągu 30 lat działalności Masterlease obsłużył 90 000 klientów, dostarczając im łącznie 170 tys. pojazdów. Firma obsługuje klientów indywidualnych, MŚP oraz duże korporacje, generując rocznie w ramach grupy PKO Leasing około 70 tys. nowych umów.

Wyzwanie

Przed cyfryzacją procesy w Masterlease opierały się na papierze, co przy skali milionów dokumentów rocznie (faktury, polisy, aneksy, protokoły) stanowiło ogromne wyzwanie logistyczne. Fizyczny obieg dokumentów generował wysokie koszty przesyłek i papieru, a przede wszystkim drastycznie wydłużał czas oczekiwania na finalizację spraw – z dni do tygodni. Punktem krytycznym stała się pandemia, która uniemożliwiła tradycyjne, fizyczne podpisywanie dokumentów i wymusiła natychmiastową zmianę modelu pracy.

„Jeszcze kilka lat temu wszystkie dokumenty były drukowane, podpisywane ręcznie, co zajmowało dni, czasem i tygodnie. Do tego dochodziły koszty papieru, przesyłek” – Małgorzata Brejna, Kierownik Działu Obsługi Umów w Masterlease

Rozwiązanie

Jako część Grupy Kapitałowej PKO Banku Polskiego, Masterlease postawiło na strategiczną spójność, wybierając platformę Autenti. Obecnie z rozwiązania korzysta blisko 350 pracowników, procesując dokumenty w pełni online. Firma wdrożyła szerokie spektrum narzędzi: od standardowego e-podpisu, przez podpisy kwalifikowane (m.in. mSzafir, InfoCert) dla dokumentów najwyższej rangi, po przygotowania do standardu e-Doręczeń. Zmiana ta pozwoliła przenieść proces aneksowania umów i obsługi klienta do sfery cyfrowej, gwarantując zgodność z eIDAS i bezpieczeństwo prawne.

„Zdecydowaliśmy się na Autenti przede wszystkim dlatego, że należymy do Grupy PKOBP, która korzysta z tej platformy w całej organizacji. To zapewnia spójność i bezpieczeństwo procesów” – Małgorzata Brejna, Kierownik Działu Obsługi Umów w Masterlease

Efekty

1. Skrócenie czasu procesowania dokumentów (np. aneksów) z tygodni do godzin, a nawet minut.
2. Całkowita eliminacja konieczności drukowania, skanowania i fizycznej wysyłki dokumentów w kluczowych procesach.
3. Automatyczna archiwizacja cyfrowa i dostęp do statusu dokumentów w czasie rzeczywistym.
4. Wdrożenie rozwiązania wśród 350 pracowników i masowe wykorzystanie podpisów kwalifikowanych.
5. Zwiększenie wygody klientów, którzy mogą podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca na świecie.