podpisywanie dokumentów w formie pisemnej

Forma dokumentowa, elektroniczna, pisemna – o czym należy pamiętać przy podpisywaniu dokumentów elektronicznie

Umowę możesz zawrzeć w dowolnej formie – ustnie, w formie dokumentu, na piśmie czy elektronicznie, o ile szczegółowe regulacje lub ustalenia z kontrahentem nie zastrzegają zachowania konkretnej formy. Poniżej postaramy się przybliżyć, czym różnią się i kiedy mają zastosowanie forma dokumentowa, pisemna i elektroniczna. Również z punktu widzenia digitalizacji procesów biznesowych i wykorzystania podpisu elektronicznego.

Forma dokumentowa

Zgodnie z Artykułem 77(2)  Kodeksu cywilnego:

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Czym jest dokument określa Artykuł 77(3) Kodeksu cywilnego:

Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Podpisanie dokumentu za pośrednictwem platformy Autenti wypełnia wymogi zachowania formy dokumentowej. Tożsamość osoby podpisującej dokument przez Autenti jest weryfikowana za pośrednictwem adresu e-mail lub przez jednorazowy kod SMS wysyłany na numer telefonu tej osoby. Podczas podpisywania zbierany jest również adres IP podpisujących, co również pozwala ustalić osobę składającą oświadczenie. Platforma Autenti umożliwia również wideoweryfikację podpisujących lub weryfikację przez logowanie do konta bankowego. Przed podpisaniem dokumentu treść pliku jest prezentowana użytkownikowi, a po złożeniu przez niego podpisu nie ma możliwości zmiany treści dokumentu, co dodatkowo potwierdza Certyfikat Autenti.

 

W wielu przypadkach zachowanie formy dokumentowej jest wystarczające do zawarcia i realizacji umowy. Jeżeli jednak strony zastrzegły w umowie zachowanie innej formy jej zawarcia (pod rygorem nieważności), to konieczne jest zachowanie wskazanej w umowie formy. Zachowanie szczególnej formy może też być zastrzeżone w prawie. Przykładem takiej umowy jest umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich, która wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności (sprawdź, które dokumenty możesz podpisywać elektronicznie w obszarze HR).

Forma pisemna

Artykuł 78. §1 Kodeksu cywilnego określa, czym jest forma pisemna:

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Aby zachować formę pisemną, kluczowy jest własnoręczny podpis pod dokumentem. Umowa wysłana do podpisu przez Autenti jest dokumentem, jednak jak złożyć własnoręczny podpis pod dokumentem elektronicznym? Na szczęście istnieje coś takiego jak…

 

Forma elektroniczna

Artykuł 78(1) Kodeksu cywilnego definiuje warunki zachowania formy elektronicznej czynności prawnej:

§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Forma elektroniczna jest tym samym co forma pisemna i powstaje przez opatrzenie umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Innymi słowy, jeśli strony umowy wymagają zachowania formy pisemnej lub takie wymaganie jest określone w ustawie, wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego spełnia zachowanie tego wymogu. Odnosząc się do przykładu Umowy o dzieło z przeniesieniem praw autorskich, wymaga ona zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Można taką umowę wydrukować i podpisać własnoręcznym podpisem lub umowę w wersji elektronicznej podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W obydwu przypadkach zostaną spełnione wymogi prawne. Autenti umożliwia podpisanie dokumentów między kontrahentami z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co pozwala sprostać wymogom zachowania formy elektronicznej i tym samym pisemnej.

 

Inne formy czynności prawnych

Oprócz formy dokumentowej, pisemnej i elektronicznej istnieją jeszcze inne formy czynności prawnych. Są one określone w aktach prawnych i mają zastosowanie w określonych przypadkach. Przykładem takiej formy jest akt notarialny, który jest wymagany między innymi przy sporządzeniu umowy spółki komandytowej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czy umowy sprzedaży nieruchomości. Innym szczególnym przykładem jest testament, który może być spisany pismem ręcznym, opatrzony podpisem i datą przez spadkodawcę. Warto sprawdzić czy czynność prawna, której dokonujemy, ma określoną w prawie formę zawarcia.

 

Podsumowując, podpis elektroniczny Autenti pozwala zawierać umowy między kontrahentami przy zachowaniu formy dokumentowej oraz formy elektronicznej (równoważnej z pisemną). Wszechstronność zastosowań i wygoda pozwalają znacznie usprawnić proces podpisywania dokumentów, przy jednoczesnej gwarancji bezpieczeństwa.