Głównymi korzyściami, które odczuwają nasi klienci z zastosowania Autenti są oszczędność czasu i pieniędzy oraz wygoda rozwiązania. Dzięki naszej platformie klienci zwiększają również skuteczność działań sprzedażowych. Opowiemy Wam, jak cel ten realizuje Warszawska Szkoła Języka Japońskiego.
Mniej papieru
Warszawska Szkoła Języka Japońskiego (WSJJ, strona www: https://wsjj.pl/) działa od października 2011 roku i prowadzi kursy języka japońskiego w formie zajęć indywidualnych, grupowych oraz online. WSJJ organizuje również wyjazdy do Japonii połączone z nauką języka. Coraz większa liczba klientów i zainteresowanie e-learningiem sprawiły, że standardowy proces obiegu dokumentów był długotrwały, a archiwum szkoły zaczęło pękać w szwach.
Jesteśmy kameralną szkołą językową, więc wszystkie nasze wysiłki skierowane są na naukę i satysfakcję klienta. Staramy się ograniczyć do minimum funkcje administracyjne. Szukałam rozwiązania, które pozwoli zmniejszyć liczbę dokumentów w fizycznej postaci i usprawni ich archiwizację. - mówiła nam Monika Zachaj, dyrektor WSJJ.
Zastosowanie Autenti pozwala skutecznie zawierać umowy o świadczenie usługi nauczania między szkołą językową a klientem indywidualnym lub biznesowym, bez konieczności drukowania choćby jednej kartki papieru (dowiedz się więcej na temat podstaw prawnych ważności dokumentów podpisanych elektronicznie).
Wygodniej i skuteczniej
Klienci WSJJ aby podpisać umowę musieli umawiać się na złożenie podpisu w siedzibie szkoły lub wysyłać podpisaną umowę pocztą. Niestety część klientów nie pojawiała się w umówionym terminie lub nie odsyłała dokumentów.
Dzięki zastosowaniu Autenti każdy klient może zapoznać się z umową i ją podpisać w dogodnym dla siebie momencie. Klienci nie tracą czasu na dojazdy lub pieniędzy na wysłanie fizycznej umowy. Dla nas oznacza to większą skuteczność sprzedaży, bo więcej umów zostaje faktycznie podpisanych w tym samym czasie. - stwierdza Pani Monika.
Umowy są wysyłane do kursantów na adres e-mail za pośrednictwem Autenti. Kursant po otwarciu dokumentu może zapoznać się z jego treścią i danymi oraz podpisać dokument. Jest on dostępny do podpisu o dowolnej porze i może być podpisany na laptopie, tablecie lub smartfonie.
Japoński porządek w archiwum
Rosnąca liczba klientów skutkowała również powiększającą się stertą papierowych dokumentów. Ich archiwizacja i przeszukiwanie stanowiły istotny problem.
Liczba dokumentów papierowych cały czas rosła, a miejsca na ich składowanie nie przybywało. Zdarzało się, że znalezienie jakiejś umowy zajmowało nam mnóstwo czasu. Autenti pozwala utrzymać pełen porządek w archiwum umów z klientami. Wszystkie podpisane umowy są w jednym miejscu i dostępne o każdej porze do wglądu.
Archiwum Autenti pozwala bezpiecznie przechowywać tysiące podpisanych dokumentów. Dokumenty są dostępne po zalogowaniu do konta użytkownika. Mogą zostać pobrane na dysk lokalny, wysłane mailem lub wgrane na dysk sieciowy.
Lektorzy też podpisują umowy elektronicznie
WSJJ - oprócz umów z klientami - podpisuje również online umowy zlecenie z lektorami. Umowy są podpisywane nie tylko z lektorami, którzy prowadzą zajęcia na miejscu, ale również z tymi, którzy pracują i prowadzą zajęcia zdalnie. Dzięki wykorzystaniu Autenti podpisanie dokumentów nie zajmuje kilku dni, a zaledwie minuty.
Zawsze zależało nam, żeby nawiązywać współpracę z najlepszymi lektorami, a w szczególności native speakerami, którzy mogą prowadzić zajęcia online. Teraz szybko finalizujemy podpisanie umowy z lektorem niezależnie od miejsca, w którym przebywa, dzięki czemu w poszukiwaniu lektorów obszar geograficzny nie jest dla nas żadnym ograniczeniem. - mówi Monika Zachaj.
Umowy tego typu nie mają zastrzeżonej formy zawarcia, mogą być zawarte ustnie, w formie pisemnej lub dokumentowej. Wykorzystanie podstawowej wersji Autenti pozwala zawrzeć umowy cywilno-prawne w formie dokumentowej, która jest w pełni wystarczająca do jej skutecznego zawarcia (więcej o formach składania oświadczeń woli pisaliśmy w tym wpisie).
Co dalej?
Po pierwszych pozytywnych doświadczeniach z Autenti, WSJJ planuje dalej rozszerzać wykorzystanie platformy na współpracę z podwykonawcami i dostawcami. Istotną funkcjonalnością jest też możliwość nadawania i podpisywania dokumentów zdalnie - za pośrednictwem tabletu, czy smartfona.
W naszej ofercie mamy również wyjazdy do Japonii. Nawet kiedy ja sama przebywam za granicą razem z kursantami, zgłaszają się do nas nowi klienci, którzy chcą się zapisać na zajęcia. Dzięki Autenti mogę podpisać z nimi umowy będąc w dowolnym miejscu na świecie, a klienci nie odczuwają w żaden sposób mojej nieobecności. - podsumowuje Monika Zachaj, dyrektor WSJJ.
Cieszymy się, że WSJJ rozwija swój biznes przy naszej skromnej pomocy. A przy okazji staje się w oczach swoich klientów firmą innowacyjną i przyjazną środowisku.
信頼していただきありがとうございます。
