Kwalifikowana pieczęć elektroniczna: jak wyrobić? Instrukcja krok po kroku

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej, wykorzystywany do potwierdzania autentyczności i integralności dokumentów elektronicznych.

Jest ona zgodna z unijnym rozporządzeniem eIDAS i obowiązuje na terenie całej Unii Europejskiej.

W przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego, pieczęć nie identyfikuje osoby fizycznej, lecz osoby prawne i organizacje pieczętując dokumenty numerem NIP, a nie numerem PESEL.

Rozwiązanie to jest szeroko wykorzystywane w procesach takich jak elektroniczna archiwizacja dokumentów (np. dokumentacji pracowniczej w dziale HR), automatyzacja obiegu dokumentów cyfrowych czy integracja systemów finansowo-księgowych.

Pieczęć elektroniczna ma również duże znaczenie w kontekście nowego obowiązku Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla firm w 2026 roku.

Jeśli Twoja firma rozważa wdrożenie takiego rozwiązania, dobrze wiesz, że zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej jest szerokie.

Jak jednak taką pieczęć wyrobić?

Cały proces opisany jest w poniższym artykule, krok po kroku.

Kluczowe wnioski

• Proces złożenia wniosku o kwalifikowaną pieczęć elektroniczną odbywa się w całości zdalnie.
• Obowiązkowym elementem procesu jest zdalna weryfikacja tożsamości (przelew 1 zł, weryfikacja dokumentu tożsamości oraz zdjęcie twarzy).
• Po przekazaniu kompletu poprawnych dokumentów certyfikat kwalifikowany wydawany jest zwykle w ciągu kilkudziesięciu minut.
• Aktywacja i instalacja pieczęci odbywa się przy użyciu aplikacji SimplySign.
• Podczas instalacji użytkownik weryfikuje dane certyfikatu oraz ustawia numer PIN który jest niezbędny do późniejszego pieczętowania dokumentów.
  
  

Co jest potrzebne do złożenia wniosku?

Aby złożyć wniosek o kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, potrzebujesz:

• wyciąg danych z KRS lub CEIDG,
• ważny dowód osobisty lub paszport osoby przechodzącej weryfikację,
• urządzenie z kamerą, mikrofonem i przeglądarką obsługującą wideo,
• stabilne połączenie z Internetem,
• indywidualny adres e-mail oraz telefon komórkowy,
• polskie konto bankowe do wykonania przelewu weryfikacyjnego,
• około 45 minut na spotkanie weryfikacyjne oraz krótki czas na aktywację certyfikatu.
  
  

Jak wyrobić pieczęć elektroniczną: instrukcja krok po kroku

Teraz, przedstawimy dokładnie jak wygląda proces wyrabiania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zakupionej w Autenti.

W opisywanym scenariuszu wykorzystywana jest pieczęć elektroniczna w chmurze. Jest to nowoczesna forma kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, która nie wymaga fizycznej karty ani czytnika.

Pieczęć działa:

• na urządzeniach mobilnych z systemem Android i iOS,
• na komputerach PC oraz Mac OS X.

Domyślnie widoczność numeru NIP podmiotu w certyfikacie jest włączona, co ma kluczowe znaczenie przy wykorzystaniu pieczęci w KSeF.

Cały proces uzyskania pieczęci kwalifikowanej składa się z kilku logicznych etapów, które realizowane są w pełni zdalnie przy wsparciu wykwalifikowanych ekspertów Autenti.

Uwaga: opisany proces jest przykładem na podstawie zakupu pieczęci elektronicznej w Autenti. Poszczególne etapy mogą się nieznacznie różnić w zależności od wybranej opcji oraz dostawcy usług zaufania.

Krok 1: zapytaj o wycenę i pozwól ekspertom dobrać odpowiednią formę pieczęci

Pierwszym, podstawowym krokiem, który należy wykonać jest podjęcie decyzji o zakupie pieczęci i dobranie odpowiedniej jej formy.

Aby tego dokonać, wypełnij krótki formularz z zapytaniem o wycenę odpowiedniej formy kwalifikowanej pieczęci elektronicznej dla Twojej firmy.

Eksperci Autenti skontaktują się z Tobą lub Twoim zespołem w celu przedstawienia spersonalizowanej oferty z dobraną pieczęcią. 

Krok 2: umów spotkanie i zapoznaj się z procesem weryfikacji tożsamości

Następnie, po wyborze i zakupie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej otrzymasz wiadomość e-mail. Będzie ona zawierała cztery istotne elementy:

1. pierwszym z nich jest link do kalendarza (Calendly), za pomocą którego rezerwowany jest termin spotkania służącego do zdalnej weryfikacji tożsamości,
2. drugim elementem jest materiał wideo, który krok po kroku wyjaśnia przebieg całego procesu weryfikacji tożsamości i tego jak się do niego przygotować,
3. trzecią część stanowią szczegółowe wytyczne dotyczące przygotowania się do spotkania,
4. czwartą i ostatnią jest regulamin, z którym należy się zapoznać przed przejściem do procesu weryfikacji tożsamości.
   
   

Najważniejszą kwestią, o którą trzeba zadbać na tym etapie to upewnienie się, że posiadasz wszystkie potrzebne dokumenty/rzeczy do ukończenia procesu weryfikacji tożsamości, czyli:

• polskie konto bankowe*, którego dana osoba jest jedynym właścicielem (konieczny będzie przelew weryfikacyjny na kwotę 1 zł),
• stabilne połączenie z Internetem,
• dostęp do przeglądarki obsługującej wideo i audio (rekomendowany Chrome),
• indywidualny adres e-mail,
• urządzenie z kamerą internetową,
• telefon komórkowy, na który wysyłany będzie link do weryfikacji,
• ważny dowód osobisty lub paszport* (w przypadku weryfikacji tożsamości przy zakupie pieczęci, aplikacja mObywatel nie jest akceptowana).

Jeżeli Twoje imię lub nazwisko zawiera niestandardowe znaki diakrytyczne (spoza polskiego alfabetu), pamiętaj aby zgłosić ten fakt przed umówieniem spotkania.

*Dane z dowodu osobistego/paszportu i konta bankowego osoby składającej wniosek o wydanie certyfikatu służą wyłącznie w celu identyfikacji osoby składającej wniosek. Dane te nie będą wykorzystywane w samej kwalifikowanej pieczęci, która będzie charakteryzowała się numerem NIP organizacji. Zweryfikowanie upoważnionej do złożenia wniosku osoby jest jednak konieczne.

Krok 3: przygotuj informacje wymagane w procesie weryfikacji

Podczas procesu wydawania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wymagane są również dokumenty formalne (generowane podczas spotkania z ekspertami Autenti), ale też ważne informacje, jak wyciąg danych z CEIDG lub KRS.

Jeśli chodzi o dokumenty, mamy tutaj do czynienia z:

• Oświadczeniem potwierdzającym poprawność danych zawartych we wniosku oraz akceptację treści Oświadczenia. Samo Oświadczenie zawiera dane do certyfikatu kwalifikowanego (m.in. REGON, NIP podmiotu, czy adres) oraz dodatkowe dane identyfikacyjne niewidoczne w samym certyfikacie (m.in. data i miejsce urodzenia, numer PESEL, adres korespondencyjny czy numer telefonu osoby podpisującej Oświadczenie)*,
• Pełnomocnictwo zawierające dane osoby, która zostanie upoważniona do złożenia wniosku o wydanie certyfikatu. Ten dokument musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym (skan podpisu odręcznego nie jest akceptowany)*,
• wyciąg z KRS lub CEIDG, w zależności od formy prawnej podmiotu.

*Oświadczenie jest generowane podczas spotkania o wydanie pieczęci z danych uzupełnionych przez osobę przechodzącą weryfikacje, a podpisanie następuję jako jeden z kroków podczas całego procesu. Nie musisz przygotowywać takiego dokumentu przed spotkaniem.

*Pełnomocnictwo jest wymagane tylko w przypadku gdy osoba weryfikowana nie widnieje w KRS. Można je przesłać po spotkaniu weryfikacyjnym, natomiast, dużym organizacjom sugerujemy wcześniejsze przygotowanie takiego dokumentu z racji na długi proces podpisywania Pełnomocnictwa.

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub pytania, zespół Autenti jest zawsze gotowy Ci pomóc.

Krok 4: spotkanie w celu weryfikacji tożsamości i złożenia wniosku

Po przygotowaniu, przechodzimy do kolejnego kroku, czyli samego spotkania.

Spotkanie trwa około 45 minut i odbywa się całkowicie online. Osoba reprezentująca Autenti będzie Cię wspierać w procesie uzupełniania formularzy.

Uzupełnianie danych

W trakcie spotkania utworzysz hasło do automatycznie utworzonego konta użytkownika, zaakceptujesz klauzulę informacyjną, a następnie zweryfikowane będą dane certyfikatu (jego nazwa i okres ważności muszą być zgodne z dokonanym zakupem).

Kolejnym krokiem jest szczegółowe uzupełnienie danych wnioskodawcy oraz danych podmiotu, dla którego wydawana jest pieczęć. Po tym następuje akceptacja zgód o przetwarzanie danych i utworzony zostaje wniosek wraz z jego indywidualnym numerem.

Weryfikacja tożsamości

Dalej przechodzimy do samej weryfikacji tożsamości, która odbywa się za pomocą przelewu weryfikacyjnego na kwotę 1 zł (kwota zostanie zwrócona na Twoje konto) oraz zdjęć dokumentu i twarzy.

Na podany wcześniej numer telefonu, otrzymasz wiadomość SMS z linkiem, który poprowadzi do weryfikacji tożsamości. Po kliknięciu w link będziesz poproszony o zezwolenie na dostęp do aparatu, a następnie wykonasz zdjęcia dowodu osobistego lub paszportu z przodu i z tyłu.

W kolejnym kroku weryfikacji śledząc instrukcje na ekranie wykonasz zdjęcia swojej twarzy.

Podpisanie Oświadczenia

Po pomyślnie zakończonej weryfikacji tożsamości za pomocą przelewu bankowego, zdjęć dokumentu oraz twarzy, przychodzi czas na podpisanie wcześniej wspomnianego Oświadczenia.

Oświadczenie podpisujemy online klikając “Podpisz”, a następnie wpisując dedykowany kod, który został przesłany na nasz adres email.

Jeśli mamy również przygotowane podpisane podpisem kwalifikowanym Pełnomocnictwo oraz wyciąg z KRS lub CEIDG (w zależności od rodzaju podmiotu), przesyłamy je do zespołu Autenti.

Jeśli dokumenty nie są gotowe, przesyłamy je po spotkaniu.

Przesłanie wniosku

Mając wszystkie dokumenty, zgody, wypełniony wniosek i zweryfikowaną tożsamość, zespół Autenti może przesłać kompletny wniosek i zbiór dokumentów w celu wydania certyfikatu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Krok 5: wydanie certyfikatu i instalacja pieczęci

Od momentu przesłania kompletnego wniosku, wystawienie certyfikatu trwa około 30 minut. Po jego wydaniu użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail zawierający kod aktywacyjny oraz link do panelu.

Natomiast, instalacja pieczęci odbywa się przy użyciu aplikacji SimplySign.

Podczas aktywacji użytkownik weryfikuje dane certyfikatu, loguje się do konta (korzystając z tych danych utworzonych podczas składania wniosku).

Dla dodatkowej warstwy bezpieczeństwa, podczas logowania do aplikacji SimplySign, należy odpowiedzieć na trzy losowe pytania na podstawie danych podanych w formularzu np. numer dowodu / miejsce urodzenia / dane spółki.

Następnie, ustawiamy PIN i PUK. PIN będzie wykorzystywany do pieczętowania dokumentów elektronicznych, a PUK do ewentualnej zmiany numeru PIN.

Po zakończeniu tych czynności pieczęć jest gotowa do użycia.

Krok dodatkowy: pierwsza autoryzacja w KSeF i podpisanie pliku XML

Dodatkowym krokiem, który należy wykonać jeśli Twoja firma chce korzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej przy autoryzacji czy automatyzacji faktur w KSeF jest jej pierwsza autoryzacja i podpisanie pliku XML.

Proces pierwszego uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur rozpoczyna się od wygenerowania pliku XML w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Po zalogowaniu się certyfikatem kwalifikowanym i wybraniu identyfikatora NIP, system generuje plik XML zawierający dane autoryzacyjne.

Ten plik należy następnie podpisać, co można w łatwy sposób zrobić przy użyciu Autenti. Po zalogowaniu do portalu Autenti, korzystamy z Podpisu Otaczającego, wybieramy Certyfikat SimplySign, i korzystając z adresu e-mail wykorzystanego do złożenia wniosku o wydanie pieczęci kwalifikowanej oraz tokenu wygenerowanego z aplikacji SimplySign, pieczętujemy plik XML przy użyciu wcześniej ustalonego kodu PIN.

Po podpisaniu pliku XML, pobieramy go i wprowadzamy do KSeF, gdzie przechodzi weryfikację.

Po jej pozytywnym zakończeniu uzyskiwany jest pełny dostęp do Portalu Podatnika KSeF.

Przykładowe scenariusze wdrożenia pieczęci w KSeF

Aby lepiej zobrazować proces wdrożenia pieczęci elektronicznej w Krajowym Systemie e-Faktur, posłużymy się dwoma przykładami.

Przykład 1: księgowość prowadzona in-house (integracja ERP z KSeF)

Spółka X prowadzi księgowość wewnętrznie, korzystając z własnego systemu ERP przygotowanego do integracji z KSeF 2.0. W związku z obowiązkiem KSeF od 2026 r. firma decyduje się na pozyskanie Pieczęci Kwalifikowanej.

CTO* inicjuje zakup pieczęci w Autenti, przygotowuje wymagane dokumenty (Pełnomocnictwo i Oświadczenie), konsultuje je z działem prawnym, a następnie przekazuje do podpisu Prezesowi.

Po przejściu procesu weryfikacji i instalacji pieczęci, CTO autoryzuje się w KSeF, generuje certyfikat KSeF i konfiguruje system ERP.

Od tego momentu dział finansów pracuje w ERP praktycznie bez zmian, wysyłka i odbiór faktur przez KSeF odbywa się automatycznie w tle, w ramach backendowej integracji, niezależnie od urlopów, L4, czy zmian w składzie zespołu.

*Chief Technology Officer (CTO) to wyłącznie przykład osoby, która może brać udział w procesie wnioskowania o certyfikat jako osoba upoważniona.

Przykład 2: outsourcing księgowości do biura rachunkowego

Spółka Y korzysta z usług zewnętrznego biura rachunkowego, które posiada własne systemy zintegrowane z KSeF.

Podobnie jak w pierwszym scenariuszu, spółka pozyskuje pieczęć kwalifikowaną, przechodząc standardowy proces zakupu, weryfikacji i instalacji.

Po uzyskaniu dostępu do KSeF CTO nadaje biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia (np. wystawianie i odbiór faktur), wskazując je jako podmiot (po numerze NIP).

Biuro rachunkowe działa następnie w ramach swojego własnego KSeF, używając własnej pieczęci i certyfikatu, ale z dostępem do kontekstu spółki Y.

W efekcie cała obsługa faktur w KSeF realizowana jest przez biuro rachunkowe, bez konieczności integracji systemów księgowych po stronie spółki.

Pieczęć elektroniczna w chmurze: złóż wniosek z pomocą ekspertów

Jak pokazuje powyższa instrukcja, cały proces, od złożenia wniosku, przez weryfikację tożsamości, aż po instalację i pierwsze użycie, odbywa się w pełni zdalnie i może zostać zrealizowany nawet w ciągu jednego dnia roboczego.

Odpowiednie przygotowanie dokumentów oraz wsparcie doświadczonych ekspertów Autenti pozwala szybko i bezpiecznie wdrożyć pieczęć w firmowych procesach.

Elektroniczna pieczęć kwalifikowana brzmi jak coś czego potrzebuje Twoja firma?

Zapytaj o wycenę kwalifikowanej pieczęci elektronicznej dla Twojej firmy i pozwól ekspertom Autenti dobrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb biznesowych i wymagań KSeF.

FAQ

Jak uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną krok po kroku?

Proces odbywa się w pełni zdalnie. Po zakupie pieczęci użytkownik otrzymuje e-mail z instrukcjami i linkiem do umówienia spotkania weryfikacyjnego.

Podczas krótkiego spotkania online uzupełniane są dane do certyfikatu, wykonywany jest przelew weryfikacyjny 1 zł, potwierdzana jest tożsamość oraz podpisywane wymagane dokumenty.

Po pozytywnej weryfikacji kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej jest wystawiany, aktywowany i instalowany w aplikacji SimplySign. Po ustawieniu PIN-u i PUK-u pieczęć jest gotowa do użycia.

Gdzie kupić pieczęć elektroniczną?

Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną można kupić bezpośrednio u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania (np. Certum) lub za pośrednictwem partnerów technologicznych, takich jak Autenti, którzy dodatkowo wspierają cały proces weryfikacji i wdrożenia.

Jakie dokumenty są potrzebne do złożenia wniosku o kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?

Do wydania pieczęci elektronicznej niezbędne są:

• wyciąg z KRS lub CEIDG, w zależności od formy prawnej podmiotu,
• ważny dokument tożsamości osoby przechodzącej weryfikację (dowód osobisty lub paszport).

Podczas spotkania automatycznie generowane jest również Oświadczenie zawierające dane do certyfikatu kwalifikowanego oraz dane osoby akceptującej.

Kolejnym dokumentem wymaganym wyłącznie jeśli osoba upoważniona nie widnieje w KRS jest Pełnomocnictwo podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentacji (np. prezesa spółki),

Dodatkowo konieczne jest posiadanie indywidualnego adresu e-mail, polskiego konta bankowego (do przelewu weryfikacyjnego) oraz telefonu komórkowego z dostępem do Internetu.

Ile trwa proces wydania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej?

Cały proces, od momentu zakupu pieczęci do jej pełnej aktywacji, jest względnie szybki. Samo spotkanie weryfikacyjne trwa około 45 minut. Po przekazaniu kompletu poprawnych dokumentów, wystawienie kwalifikowanego certyfikatu zajmuje około 30 minut.

Przy dobrym przygotowaniu formalnym kwalifikowaną pieczęć elektroniczną można uzyskać i uruchomić nawet w ciągu jednego dnia roboczego. Czas ten może się wydłużyć jedynie w przypadku braków dokumentacyjnych lub konieczności korekty danych.