Każda firma bez wyjątku może przestawić się na bycie „paperless”. I wcale nie jest to mrzonka tzw. eko-fanatyków, a wręcz powinność każdego świadomego przedsiębiorcy w dzisiejszych, trudnych dla środowiska czasach.
Dzięki pro-ekologicznemu podejściu można nie tylko pomóc Matce Ziemi, ale również obniżyć koszty i z powodzeniem zrealizować swoje biznesowe cele. Największym sprzymierzeńcem w tym procesie jest bez wątpienia technologia. Umożliwiła firmom przestawienie się na tryb online w celu stworzenia środowiska biurowego, w którym rola papieru ulega marginalizacji.
Dlatego postanowiliśmy pokazać, dlaczego biuro PAPERLESS sprzyja środowisku. Przeczytaj, to naprawdę otwiera oczy i… głowę!
Redukuje zanieczyszczenie środowiska
Zanieczyszczenie jest głównym czynnikiem przyczyniającym się do ekstremalnych zmian klimatycznych, jakich obecnie doświadcza świat. Niestety proces produkcji papieru znajduje się na szczycie listy tych najbardziej niesprzyjających środowisku.
Ogólnie rzecz biorąc, przemysł papierowy przyczynia się do zanieczyszczenia nie tylko wody, ale też powietrza i ziemi. Dzieje się tak w dużej mierze przez toksyczne działanie szkodliwych chemikaliów. Warto wspomnieć, że destrukcyjną dla środowiska rolę odgrywa również atrament, którego używamy, drukując dokumenty. Proces produkcyjny tego specyfiku wiąże się z wykorzystaniem paliw kopalnych, co stanowi duże zagrożenie dla atmosfery. Dlatego zmniejszenie zużycia papieru – to, co powtarzamy Wam od dawna: 15 sposobów na ograniczenie zużycia papieru w domu i w firmie >>>) – to pomysł, który powinien zacząć być wdrażany od zaraz.
Chroni zasoby wodne
Czy wiedziałeś, że przemysł papierowy zużywa więcej wody niż jakakolwiek inna branża?
Jeśli zrobienie tylko jednego arkusza papieru wymaga niemal 4 litrów wody, to wyobraź sobie, ile tej cennej cieczy pochłania wyprodukowanie milionów ryz papieru na całym świecie… Podjęcie decyzji o przejściu na ścieżkę „paperless” jest bezcenne w kontekście ochrony czystych źródeł wody pitnej. Wszystko to przecież dla zdrowia przyszłych pokoleń.
Ratuje drzewa
Drzewa są niezwykle ważną częścią naszego środowiska, biorąc pod uwagę wielką rolę, jaką odgrywają w produkcji tlenu i absorpcji dwutlenku węgla. Zasadniczo wspierają życie na wiele sposobów, nawet pod względem bezpieczeństwa żywnościowego.
Ostatnio jesteśmy świadkami popularyzacji trendu wylesiania. Niestety jest on w dużej mierze wynikiem produkcji papieru. Na szczęście dzięki technologii większość firm korzysta obecnie z cyfrowej ścieżki prowadzenia biznesu, ograniczając bądź całkowicie rezygnując z użycia papieru.
Planujesz ograniczyć w firmie (i w życiu!) zużycie papieru i przestawić się na filozofię „paperless”? Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć wydajność i wejść na wyższy poziom wtajemniczenia w tajniki nowego eko-życia. Zanim podsuniemy Ci kilka rad, zachęcamy do przeczytania krótkiego przeglądu korzyści, jakie ten proces przyniesie Twojej firmie. Sprawdź, jak technologia może usprawnić Twoje życie w biurze.
- Twój biznes zacznie działać sprawniej, jeśli zdecydujesz się na zastosowanie w firmie podpisu elektronicznego. Główną korzyścią jest zdecydowanie oszczędność czasu. Podpisane elektronicznie dokumenty mogą być dostarczane nawet w ciągu kilku sekund, co powoduje, że biznesowe transakcje domkną się jeszcze sprawniej. Pracownicy są również w stanie śledzić i wysyłać pliki od razu, tym samym umożliwiając aktualizacje dokumentów w czasie rzeczywistym.
- Zredukujesz koszty operacyjne, zwykle związane z użyciem papieru, kopiarek, faksów i drukarek.
- Zredukujesz liczbę papierowych dokumentów, a tym samym zwiększysz swoją powierzchnię biurową.
- Zwiększysz satysfakcję klientów, ponieważ firma mobilna sprawi, że będziesz mógł udzielać im odpowiedzi szybciej.
- Zwiększysz efektywność pracowników, ponieważ będą mogli uzyskać dostęp do wszelkich informacji związanych z pracą w dowolnym miejscu i czasie za pomocą dowolnego urządzenia.
- Zapewnisz dodatkowe zabezpieczenie dla wszystkich dokumentów. Jest to pewny sposób tworzenia kopii zapasowych.
Oto kilka rad dotyczących tego, jak budować biuro w stylu „paperless”:
To powinien być nawyk
Ponieważ bycie „paperless” nie jest czymś, do czego byłeś przyzwyczajony, najpierw musisz zapoznać się z możliwościami, jakie daje cyfryzacja. W miarę możliwości staraj się wykorzystywać usługi cyfrowe, takie jak np. podpis elektroniczny. Pamiętaj też, że rezygnacja z papieru jest procesem stopniowym, a nie czymś, co można wprowadzić z dnia na dzień. To przejście zajmie trochę czasu, ale gwarantujemy, że warto!
Zaangażuj w proces swoich kolegów z pracy
Pomóż swoim pracownikom poznać korzyści płynące z posiadania miejsca pracy w stylu „paperless”. Najlepiej wyeliminuj elementy, które wymuszają tzw. papierkową robotę. Jeśli to możliwe, pozbądź się też z biura podbiurkowych koszy na śmieci, drukarek i kserokopiarek.
Organizowanie telekonferencji i zachęcanie pracowników do sporządzania notatek w formie elektronicznej to także skuteczny sposób na stworzenie zespołowi cyfrowego środowiska pracy.
Używaj narzędzi do cyfrowej kooperacji
Dobra komunikacja to podstawa sprawnego działania firmy. Korzystanie z narzędzi do kooperacji cyfrowej jest pewnym sposobem na usprawnienie współpracy i zaangażowanie pracowników, a tym samym poprawę wydajności. Biuro korzystające z cyfrowych nowinek umożliwia również szybki dostęp do wymaganych informacji i wiedzy, co jest dodatkowym ułatwieniem w prowadzeniu biznesu.
Korzystaj z elektronicznego fakturowania
Elektroniczne faktury sprawiają, że proces fakturowania jest znacznie łatwiejszy, skuteczniejszy i mniej kosztowny, ponieważ całkowicie eliminuje papier. Elektroniczne fakturowanie umożliwia również korzystanie z oprogramowania księgowego do tworzenia, wysyłania, a także śledzenia faktur. Czy to nie wygodne?
Faktem jest, że większość firm wciąż boryka się z papierkową robotą. Czas to zmienić! Zaufanie technologii cyfrowej pozwoli Ci zredukować zużycie papieru, a w dłuższej perspektywie – jego wyeliminowanie. Proces powinien być jednak stopniowy. Pamiętaj, że liczy się każdy, nawet najmniejszy krok! My wzięliśmy sobie te wskazówki do serca już wiele lat temu i ciągle nie możemy się nadziwić, jak w ogóle funkcjonowaliśmy przed zamianą :)
