Skip to content
Polski

Cyfrowa obsługa dokumentów kadrowych

Sfinalizuj wszystkie formalności z pracownikiem w 100% zdalnie.

Zatrudniaj, aneksuj, podpisuj elektronicznie każdy dokument w relacjach HR-owych

Zatrudnienie nowego pracownika? A może aneks do umowy? Od teraz to nic trudnego! W kilka sekund nadasz umowę do podpisu, a Twój pracownik lub współpracownik podpisze ją online, za pomocą jednego kliknięcia.

Group 789 (22)
Wiążące umowy kadrowe w kilka sekund

Umowę o pracę lub aneks dotyczący zmiany warunków zatrudnienia podpiszesz ze swoim pracownikiem lub współpracownikiem w 100% online, w pełni bezpiecznie i zgodnie z przepisami prawa.

Group 789 (12)
Podpis na dowolnym urządzeniu

Umowę sfinalizujesz w kilka sekund, składając wygodny podpis cyfrowy. Podobnie odbiorca dokumentu - może złożyć e-podpis, z dowolnego miejsca, wykorzystując do tego komputer lub telefon.

Group 789 (9)
Ekspresowa wysyłka

Dokumenty trafiają natychmiast do banku i klienta do podpisu jednym kliknięciem. Po zakończeniu procesu, wszystkie osoby biorące w nim udział, automatycznie otrzymają powiadomienie o podpisaniu dokumentu w wiadomości e-mail.

Group 789 (14)
Pełne bezpieczeństwo

Dokumenty przechowujemy w postaci zaszyfrowanej, bez możliwości ingerencji. Korzystamy z dodatkowych zabezpieczeń w postaci pojedynczego logowania SSO.

Group 789 (23)
Cyfrowe archiwum dokumentów

Korzystaj z cyfrowego archiwum dokumentów kadrowych. Przechowuj w nim wszystkie podpisane umowy i miej do nich dostęp w dowolnym momencie.

Group 789 (5)
Zdalna identyfikacja

Jeżeli umowa z pracownikiem wymaga podpisu własnoręcznego - wydamy go w pełni zdalnie w ciągu kilku minut. Wykorzystamy do tego jedną z certyfikowanych metod identyfikacji tożsamości (metoda Video_ID, employer ID, weryfikacja tożsamości przez bankowość elektroniczną).

Jak to działa?

1. Nadanie dokumentu na platformie

Umowa zostaje nadana za pośrednictwem platformy Autenti.

2. Podpisanie dokumentu przez pracownika HR

 Upoważniony do podpisywania dokumentów kadrowych pracownik działu HR składa podpis elektroniczny Autenti lub kwalifikowany podpis elektroniczny pod dokumentem.

3. Dostarczenie dokumentu do odbiorcy

Odbiorca umowy otrzymuje na swoją skrzynkę mailową informację o oczekującym dokumencie do podpisu.

4. Wydanie kwalifikowanego certyfikatu online

W przypadku gdy do podpisania umowy niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, odbiorca zostaje przekierowany do procesu wydawania jednorazowego lub krótkoterminowego certyfikatu.

5. Złożenie podpisu przez odbiorcę

Po zapoznaniu się z treścią dokumentu oraz wybraniu opcji podpisu dokumentu, użytkownik składa e-podpis.

6. Otrzymanie podpisanego dokumentu

Podpisany dokument trafia do odbiorcy w postaci zabezpieczonego linku do dokumentu na platformie Autenti oraz jako zahasłowany załącznik w wiadomości e-mail, a także podpisany dokument automatycznie zostaje przekazany również do nadawcy.

illustration-3

Obsługiwane dokumenty w ramach procesu

Nawiązanie współpracy
  • umowa o pracę
  • kontrakty B2B
  • umowa zlecenie
  • umowa o dzieło (z i bez przeniesienia autorskich praw majątkowych)
  • zakaz konkurencji
  • list intencyjny
  • wiele innych...
Dokumenty wewnętrzne
  • wysyłaj PIT'y do pracowników
  • udostępniaj paski wynagrodzeń
  • podpisuj zgody na przetwarzanie danych osobowych
  • obsługuj wnioski urlopowe
  • rozliczaj umowy cywilno-prawne
  • akceptuj regulaminy prac
Elektroniczne teczki pracownicze
  • digitalizacja teczek pracowniczych
  • archiwizacja dokumentów w szyfrowanej chmurze
  • dostęp do dokumentacji pracowniczej z dowolnego miejsca
Integracja z Twoimi narzędziami
  • wysyłanie dokumentów wprost z Twojego HRMS
  • integracja z narzędziami: Teta, Optimea, HRappka czy Enova
  • prosta dokumentacja API pozwalająca na szybką integrację

Jak nasi klienci wykorzystują Autenti w HR?

oszczędność czasu
Oszczędzasz czas

Nie czekaj z podpisaniem umowy z kandydatem do 1. dnia pracy. Nie ryzykuj utraty najlepszego pracownika i podpisz z nim umowę od razu. Nie trać czasu na drukowanie, wysyłkę czy skanowanie dokumentów. Dokumenty na platformie Autenti są podpisywane w ciągu kilku minut, a nie dni.

prawnie wiążące
Prawnie wiążące dokumenty

Dokumenty kadrowe podpisywane za pośrednictwem Autenti są wiążące. Mogą być zawarte zarówno w formie dokumentowej, jak i pisemnej. Działamy w oparciu o eIDAS – rozporządzenie regulujące funkcjonowanie podpisu elektronicznego i usług zaufania w UE.

bezpieczenstwo
Bezpieczeństwo

Autenti spełnia wymogi „trwałego nośnika”, a każdy podpisany przez Autenti dokument posiada Kartę podpisów. Karta zawiera informacje o tym, kto i kiedy złożył pod dokumentem podpis. Gwarantujemy autentyczność i integralność podpisanych dokumentów.

Sprawdź, co o współpracy z Autenti mówią nasi Partnerzy

Najczęściej zadawane pytania

Czy odbiorca ponosi jakieś opłaty za usługę?

Nie, po stronie odbiorców nie ma żadnych kosztów. Twój kandydat nie musi też zakładać konta na platformie ani kupować żadnych dodatkowych usług.

Czy podpisy elektroniczne mogę zweryfikować poza platformą?

Tak, podpisy można sprawdzić i zweryfikować w narzędziach zewnętrznych i programie Adobe Acrobat Reader.

Na jakich urządzeniach odbiorca może podpisać umowę?

Autenti działa na różnych urządzeniach połączonych z Internetem. Może to być komputer lub telefon.

Jak wyglądają dowody z procesu HRowego?

Po zakończonym procesie podpisywania, kandydat otrzymuje zabezpieczony  link do podpisanego dokumentu na platformie Autenti oraz zahasłowany plik z zawartą umową. Pracownik HR wysyłający dokument do podpisu ma dostęp do podpisanego dokumentu wraz z całą historią opiniowania i podpisu na platformie. Osoby zarządzające działem mają dostęp do umów wysyłanych przez poszczególne osoby w danej jednostce HR. Platforma Autenti umożliwia zarządzanie dokumentami, przypomnienie o podpisie, działania nadzorcze związane z zarządzaniem dokumentami podczas urlopu oraz zarządzanie etykietami.

Sprawdź, jak usprawnić proces obsługi dokumentów kadrowych z Autenti

Lista banków

Assecco Data systems przy weryfikacji przelewów współpracuje z firmą BlueMedia. Narzędzie jest zintegrowane z następującymi bankami:

  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.
  • Alior Bank S.A.