Jak podpis elektroniczny pomoże usprawnić Twoją firmę? Poznaj sześć korzyści!

Wykorzystanie podpisu elektronicznego w relacjach biznesowych cały czas zyskuje na popularności, ale nie wszyscy przedsiębiorcy przekonali się jeszcze do takiej formy optymalizacji procesów biznesowych. Największy potencjał do wykorzystania e-podpisu mają firmy z sektora MŚP, bo to właśnie one są najbardziej elastyczne i najefektywniej wprowadzają zmiany w działaniu. Jeśli jesteś przedsiębiorcą
i zastanawiasz się, jak podpis elektroniczny pomoże usprawnić Twoją firmę, poznaj sześć dużych korzyści, które możesz osiągnąć!

Oszczędność czasu, dzięki usprawnieniu procesów

Największą – i najbardziej oczywistą – korzyścią wynikającą z korzystania z podpisu elektronicznego w firmie jest oszczędność czasu. Aż 70% dokumentów w Autenti jest w całości podpisywanych tego samego dnia. Jest to szczególnie odczuwalne w przypadku małych firm, gdzie z jednej strony dba się o dopełnienie wszystkich formalności, z drugiej natomiast każdy zastój jest mocno odczuwalny i wiąże ręce. W tym kontekście podpis elektroniczny będzie dużym usprawnieniem w firmie. Przede wszystkim dlatego, że znacznie zredukuje czas od uzgodnienia warunków umowy do rozpoczęcia jej realizacji.

Wszystko dlatego, że podpis elektroniczny nie wymaga osobistego spotkania zainteresowanych stron, nie wymaga wymiany korespondencji i długiego czasu oczekiwania na nią. Platforma Autenti pozwala
błyskawicznie zawrzeć przygotowany wcześniej kontrakt i rozpocząć realizację usługi lub dostarczanie towaru praktycznie od razu. To samo dotyczy ewentualnych aneksów, doprecyzowania zapisów lub ich zmiany. Wystarczy uzgodnić brzmienie dokumentów. Ich obustronne zatwierdzenie może zająć nie więcej niż kilka chwil.

Oszczędność pieniędzy, dzięki optymalizacji procesów biznesowych

Druga korzyść wynika bezpośrednio z pierwszej. W końcu czas to pieniądz. W przypadku wykorzystania podpisu elektronicznego oszczędzać pieniądze można na wielu płaszczyznach. Przede wszystkim, co już było omówione – można szybciej zacząć realizować kontrakt i od razu czerpać korzyści z działalności firmy. Opóźnienie lub przestój to najczęściej strata.

Jeśli dokumenty wymienia się korespondencyjnie, można oszczędzać na kosztach przesyłki. Jednorazowa opłata pocztowa lub kurierska to od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych. Zależy od szybkości przesyłki, czy weryfikacji odbiorcy. Dla pojedynczego dokumentu taka opłata być może nie jest wysoka, ale jeśli umów do podpisania jest już więcej, suma okazuje się znacząca nawet w skali miesiąca. Podobnie z osobistym dostarczaniem dokumentów dla partnerów – zajmuje to czas i kosztuje.

Na platformie Autenti można korzystać z różnych typów subskrypcji, które już z pierwszym użyciem generują dla Ciebie oszczędności. Freelancerzy, osoby prowadzące niewielkie firmy lub przedsiębiorcy, którzy chcą zapoznać się z działaniem Autenti, mogą skorzystać z konta darmowego, które oferuje pełną możliwość użycia podpisu elektronicznego w relacjach biznesowych. Darmowe konto firmowe możesz założyć na stronie rejestracyjnej.

Usprawnianie procesów to również wygoda!

Autenti jest dostępne na smartfonie, tablecie czy laptopie. Dokumenty możesz wysyłać i podpisywać z dowolnego miejsca na Ziemi, o ile masz dostęp do internetu. Nasi użytkownicy bardzo chwalą sobie szybkość i wygodę z jaką mogą wysłać dokumenty do podpisu. Cały proces od przygotowania, wysyłki i podpisania dokumentu dzieje się w jednym narzędziu i za jednym „zamachem”. Bez konieczności drukowania, zamawiania kuriera, wypełniania formularzy – wszystko w jednym miejscu i znacznie szybciej. Nawet 80% dokumentów wysyłanych przez Autenti jest nadawanych do podpisu w ciągu 5 minut. Ile w Twojej firmie czasu zajmuje od przygotowania dokumentu do wysyłki do otrzymania go przez kontrahenta?

Przestrzeń i porządek, dzięki digitalizacji

Podpis elektroniczny w dużej mierze pozwala zrezygnować z papieru. Katalog dokumentów, które można procesować dzięki e-podpisowi na platformie Autenti, obejmuje blisko 120 różnych typów. Oznacza to, że wszystkie te dokumenty można przechowywać w postaci cyfrowej i są one tak samo ważne jak ich wersje papierowe. To przede wszystkim oszczędność miejsca. Nie trzeba w firmie trzymać szaf pełnych segregatorów z dokumentami.

Druga kwestia to porządek i znajdowanie starszych dokumentów. Teoretycznie nawet w postaci papierowej powinny być one układane typami i chronologicznie. W praktyce jednak rzadko się to udaje, a znalezienie dokumentu nawet sprzed kilku miesięcy wymaga długotrwałych poszukiwań. Cyfrowy zbiór dokumentów to porządek i łatwy dostęp do nich w każdej chwili, a dzięki wyszukiwarce dokumentów jesteś w stanie łatwo i szybko odnaleźć interesujące Cię dokumenty.

Podpis elektroniczny, czyli nowoczesny wizerunek i ekologia

Pozytywne postrzeganie nawet małej firmy jest niezwykle istotne i znacznie ułatwia pozyskiwanie intratnych kontraktów czy wartościowych partnerów. Korzystanie z podpisu elektronicznego i zachęcanie do tego współpartnerów może być jednym z elementów wizerunku nowoczesnej firmy sprawnie poruszającej się w możliwościach oferowanych przez współczesną technologię. Warte odnotowania jest, że pomimo łatwej możliwości korzystania z podpisu elektronicznego, wciąż nie jest to powszechna praktyka.

Wykorzystanie podpisu elektronicznego warto też argumentować względami ekologicznymi. Ten aspekt działalności jest coraz bardziej doceniany – zarówno przez partnerów biznesowych, jak i klientów czy konsumentów. Oszczędzanie papieru, drukowanie tylko tego, co jest bezwzględnie niezbędne w formie fizycznej (czyli tak zwana depapieryzacja), minimalizacja wykorzystania niepotrzebnego transportu dokumentów – to główne korzyści ekologiczne, które przy okazji pozytywnie wpływają na wizerunek firmy.

Transformacja cyfrowa, czyli gotowość na duże zmiany

Od wielu lat jak mantrę powtarza się, że transformacja cyfrowa trwa. Wydaje się jednak, że proces ten zachodzi nieco wolniej niż się powszechnie wydaje. Mimo wszystko warto być w awangardzie tej zmiany – dzięki temu można zyskać przewagę nad konkurencją, która utknie przygnieciona stosem papierów.
Z drugiej strony znane powiedzenie mówi, że stojąc w miejscu, cofasz się – firma, która nie chce optymalizować swoich procesów, może w niedługim czasie być w ogonie stawki. Bardzo często problemem wcale nie jest jakość lub cena dostarczanych produktów lub usług, a skostniałe procedury
i brak elastyczności, które mogą w ostatecznym rozrachunku bardzo utrudnić funkcjonowanie
i pozyskiwanie nowych kontrahentów i partnerów.

Warto pamiętać też o tym, że małe i średnie przedsiębiorstwa mają w tym zakresie wyższość nad dużymi firmami, w których zmiany zachodzą o wiele wolniej. Występuje tam pewnego rodzaju bezwładność, czyli dłuższy czas od momentu wdrożenia zmiany do odczucia jej efektów. Transformacja cyfrowa to idealna okazja dla dobrze rokujących firm, aby wskoczyć na wyższy poziom. Zdobywać bardziej intratne czy ambitne zlecenia, poszukiwać bardziej renomowanych partnerów czy dostarczać większe ilości produktu.

Podpis elektroniczny sam w sobie nie sprawi, że firma stanie się nowoczesna, elastyczna i gotowa do podjęcia większych wyzwań. Będzie jednak z całą pewnością jednym z elementów, który to umożliwi
i pozwoli zyskać przewagę nad konkurencją.

Bądź na bieżąco z Autenti

Otrzymuj najświeższe porady i wskazówki dotyczące platformy Autenti i najważniejszych kwestii związanych z e-podpisem.


Zobacz także
Weryfikowanie dokumentu podpisanego w Autenti za pomocą Adobe Acrobat

Dokument podpisany za pomocą platformy Autenti konwertowany jest do  formatu PDF (tworzonego zgodnie z międzynarodową normą ISO 32000) i zawiera: Czytaj więcej...

Plata gościem Koteckiego w audycji „Człowiek Biznes Technologia”

Tomasz Plata, CMO Autenti, gościł w audycji "Człowiek Biznes Technologia". Jest to podcast, w którym prowadzący, Wiesław Kotecki, rozmawia z Czytaj więcej...