W erze cyfryzacji i dynamicznego rozwoju technologii e-Doręczenia stają się kluczowym narzędziem dla firm i instytucji, które chcą usprawnić swoje procesy komunikacyjne. Oczekiwanie na wdrożenie tego rozwiązania może być kosztowne zarówno pod względem operacyjnym, jak i wizerunkowym.
Oto kilka powodów, dla których nie warto zwlekać:
Regulacje prawne i obowiązki ustawowe
Zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych e-Doręczenia z dniem 1 stycznia 2025 r. stały się obowiązkowe dla wielu podmiotów, zwłaszcza w sektorze publicznym. Pomimo iż przepisy ustawy aktualnie nie regulują sankcji dla tych, którzy w wymaganym terminie nie założyli adresu do doręczeń elektronicznych, do obowiązku należy podejść z rozwagą i należytą starannością – brak takiego adresu może nieść za sobą daleko idące skutki prawne.
W przypadku dalszego korzystania z tradycyjnych listów poleconych komunikacja z urzędami będzie znacznie trudniejsza (załatwienie spraw zajmie więcej czasu), a nieodebranie korespondencji może skutkować uchybieniem terminu.
Jednocześnie podmiot zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, z uwagi na swoje zaniechanie naruszające ustawowy obowiązek, sam pozbawi się prawa do wnoszenia pism i podań w postępowaniu administracyjnym na adres do doręczeń elektronicznych.
Przewaga konkurencyjna
Firmy, które szybciej zaadaptują e-Doręczenia, zyskają znaczącą przewagę konkurencyjną. Automatyzacja procesów związanych z obsługą dokumentów pozwala na redukcję kosztów operacyjnych, szybsze działanie i lepszą obsługę klientów. Dodatkowo, wykorzystanie eDoręczeń umożliwia zminimalizowanie ryzyka błędów związanych z tradycyjnym obiegiem papierowym, co poprawia efektywność pracy. Firmy, które decydują się na wcześniejsze wdrożenie tego rozwiązania, mają większe szanse na elastyczne i sprawne dostosowanie do zmieniających się warunków rynkowych i ogólnych trendów w branży. Opóźnianie wdrożenia oznacza pozostanie w tyle za konkurencją.
Oszczędności czasu i pieniędzy
Tradycyjne metody doręczeń, takie jak przesyłki papierowe, są czasochłonne i kosztowne. e-Doręczenia eliminują potrzebę drukowania, wysyłania i przechowywania fizycznych dokumentów, co prowadzi do znaczących oszczędności. Doręczenia elektroniczne to rozwiązanie umożliwiające prowadzenie korespondencji bez konieczności wychodzenia z domu - adresy do doręczeń elektronicznych zastąpią bowiem doskwierające nam kolejki w placówkach pocztowych bądź wizyty w urzędach. Im szybciej zostanie wdrożony ten system, tym szybciej firma zacznie korzystać z tych korzyści.
Poprawa bezpieczeństwa
Dzięki możliwości pozyskania dowodów dotyczących zdarzeń zachodzących podczas całego procesu przesyłania korespondencji, e-Doręczenia oferują wysoki poziom bezpieczeństwa.
W rzeczywistości „droga”, jaką przesyłka pokonuje od momentu nadania przez nadawcę do momentu doręczenia jej odbiorcy, jest w pełni bezpieczna – dla potwierdzenia konkretnych zdarzeń mających miejsce w toku procesu przesyłania generowane są dowody znakowane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Autenti.
Poza standardowym i powszechnym dowodem nadania i doręczenia (które zapewnia nadanie przesyłki w placówce pocztowej), e-Doręczenia gwarantują realizację doręczenia w czasie rzeczywistym (natychmiast), weryfikację tożsamości zarówno nadawcy, jak i odbiorcy, możliwość odbioru przesyłki z każdego miejsca i o każdej porze, dowód otrzymania powiadomienia o przesyłce, a przede wszystkim pewność, że w procesie przesyłania nie doszło do modyfikacji treści przesyłki.
e-Doręczenia gwarantują bowiem bezpieczeństwo i ochronę przesyłanych danych przed grożącą im niekontrolowaną zmianą, ingerencją w ich treść, uszkodzeniem, a nawet utratą.
Wizerunek innowacyjnej organizacji
Szybkie wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, takich jak e-Doręczenia, to nie tylko inwestycja w usprawnienie procesów wewnętrznych, ale także ważny element budowania wizerunku firmy jako innowacyjnej, profesjonalnej i otwartej na zmiany technologiczne. W dobie dynamicznie postępującej cyfryzacji, współczesny klient oczekuje nie tylko szybkiej, ale przede wszystkim wygodnej i efektywnej obsługi, która minimalizuje konieczność osobistego zaangażowania w procesy administracyjne.
Brak takich rozwiązań może być postrzegany jako brak nowoczesnego podejścia i troski o potrzeby klientów, co w dłuższej perspektywie może prowadzić do utraty zaufania i przewagi konkurencyjnej na rynku.
Elastyczność i przygotowanie na przyszłość
e-Doręczenia są pierwszym krokiem w kierunku pełnej cyfryzacji komunikacji. Wdrożenie ich teraz pozwala firmie przygotować się na kolejne zmiany technologiczne i regulacyjne, unikając w przyszłości kosztownych i szybkich wdrożeń „last minute”.
Możliwość przetestowania działania systemu opartego na e-doręczeniach bez poważnych konsekwencji
Wdrożenie e-Doręczeń nieuchronnie zmieni pewne procesy. Wypracowanie procesów i reguł, takich jak na przykład reguły automatycznej kategoryzacji korespondencji (jak zapewnić, że pismo do zarządu zobaczy prezes, ale już nie główna księgowa, skoro oboje będą otrzymywać korespondencję na ten sam adres?) potrwa, a ewentualne niedoskonałości działania nowych procedur będą miały na razie ograniczone skutki. W momencie upowszechnienia się e-Doręczeń firmy, w których te procesy nie zostały dopracowane, mogą mieć problemy i zostać przytłoczone liczbą przesyłek, z którymi trzeba specyficznie postępować.
Uniezależnienie od efektywności instytucji państwowych
W e-Doręczeniach istotną rolę pełnią instytucje państwowe. Zarówno na poziomie przetwarzania wniosków przez urzędników, jak i technicznej obsługi procesów (np. zakładanie i ujawnianie adresów), użytkownicy e-Doręczeń będą zależni od wydolności aparatu państwowego. Doświadczenie pokazuje, że ten aparat bywa niewydolny. Zakładając skrzynkę wcześniej, zmniejszamy szansę, że nie dotrzymamy terminów lub że potrzebny nam adres e-Doręczeń utknie w biurokratycznej machinie.
Skutki prawne
W kontekście e-Doręczeń, podobnie jak w przypadku każdej usługi zaufania, skutki i domniemania prawne są znamienne.
Zastosowanie znajduje art. 43 ust. 1 Rozporządzenia eIDAS, zgodnie z treścią którego „nie jest kwestionowany skutek prawny danych wysłanych i otrzymanych przy użyciu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego ani ich dopuszczalność jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że dane te mają postać elektroniczną lub że nie spełniają wszystkich wymogów kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.”
Oznacza to, że zarówno zawartość przesyłki, jak i dowody z nią związane posiadają moc dowodową, także w kontekście postępowań sądowych. Rozporządzenie eIDAS zapewnia przy tym prawne domniemania dotyczące tożsamości nadawcy i odbiorcy, integralności przesyłki, dowodów z procesu przesyłu oraz daty i godziny nadania/odbioru, co istotnie wpływa na pewność prawną, znacząco ograniczając w tym zakresie ryzyko sporów i postępowań sądowych.
Podsumowanie
Zwlekanie z wdrożeniem e-Doręczeń to niepotrzebne ryzyko, które może wpłynąć negatywnie na działalność firmy. Korzyści wynikające z wcześniejszej adaptacji tego rozwiązania są nieocenione – od oszczędności finansowych, przez poprawę bezpieczeństwa, po budowanie przewagi konkurencyjnej. W świecie, który coraz szybciej zmierza ku pełnej cyfryzacji, warto podjąć decyzję już dziś i nie odkładać wdrożenia na później.
