Masowe podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym już w Autenti!

W ostatnim czasie wprowadziliśmy sporo nowych funkcjonalności, które sprawiają, że procesowanie dokumentów na platformie staje się jeszcze bardziej komfortowe i efektywne. Sprawdź, co nowego pojawiło się w Autenti w ostatnich miesiącach i co te zmiany oznaczają dla Ciebie i Twojego biznesu. Zarządzanie dokumentami w firmach nigdy nie było prostsze! Masowy podpis kwalifikowany (InfoCert oraz Simply Sign) to nowe rozwiązanie idealne dla organizacji, które przetwarzają dziesiątki, a nawet setki dokumentów wymagających złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jednocześnie dbając o najwyższy poziom bezpieczeństwa. Sprawdź, dlaczego warto zwrócić uwagę na tę funkcję i jak może ona zrewolucjonizować Twoje procesy biznesowe.

Spis treści

1. Autenti redefiniuje proces masowego podpisywania dokumentów
2. Jakie problemy rozwiązuje funkcja masowego podpisu?
3. Przykłady zastosowania w biznesie
4. Jak użyć masowego podpisu kwalifikowanego?
5. Autenti - Twój partner w cyfryzacji

Autenti redefiniuje proces masowego podpisywania dokumentów

W świecie, gdzie liczy się szybkość i efektywność, firmy coraz częściej poszukują rozwiązań umożliwiających sprawne zarządzanie dokumentami. Autenti odpowiada na te potrzeby, oferując kompleksowe narzędzie do masowego podpisywania dokumentów – do tej pory można było podpisywać masowo z wykorzystaniem e-podpisu, a teraz także z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dzięki temu każda organizacja może dostosować sposób podpisywania do swoich potrzeb i usprawnić codzienną pracę.

Masowy podpis kwalifikowany to doskonałe rozwiązanie dla organizacji chcących zautomatyzować powtarzalne procesy i regularnie podpisujących duże wolumeny dokumentów. 

Narzędzie to pozwala na jednoczesne podpisywanie do kilkudziesięciu dokumentów w ramach jednego procesu. W przeciwieństwie do programów desktopowych czy uploaderów, masowy podpis kwalifikowany działa w intuicyjnym flow, w pełni online, w ramach platformy Autenti, oszczędzając czas i eliminując potrzebę przełączania się między narzędziami. Nie musisz nic instalować, podpinać do komputera - wystarczy dostęp do platformy Autenti.

Dzięki Autenti zyskujesz pełną elastyczność – możesz korzystać zarówno z masowego podpisu kwalifikowanego (InfoCert, Simply Sign), jak i masowego e-podpisu, w zależności od wymagań biznesowych. 

Jakie problemy rozwiązuje funkcja masowego podpisu? 

Masowy podpis kwalifikowany rozwiązuje szereg problemów, z którymi borykają się firmy i organizacje przetwarzające dużą ilość dokumentów.

Czasochłonność procesów podpisywania

Kiedy każdy plik wymaga indywidualnego podpisu, cały proces staje się żmudny i angażuje zasoby ludzkie, które mogłyby być wykorzystane w innych obszarach działalności. Masowy podpis kwalifikowany pozwala na jednoczesne podpisywanie nawet kilkadziesiąt dokumentów w zautomatyzowany sposób, co znacząco skraca czas potrzebny na ich przetworzenie i pozwala skupić się na strategicznych działaniach. 

Niska efektywność międzynarodowych operacji

Dla wielu firm działających na rynku międzynarodowym problematyczne staje się zarządzanie dokumentami w różnych językach, szczególnie gdy trzeba zadbać o zgodność z lokalnymi regulacjami prawnymi. Masowy podpis kwalifikowany na platformie Autenti obsługuje dokumenty w wielu językach, co czyni go idealnym narzędziem do sprawnego prowadzenia działalności na skalę międzynarodową.

Wysokie koszty operacyjne

Wysokie koszty operacyjne to kolejna przeszkoda, którą napotykają organizacje zmuszone do podpisywania dużych ilości dokumentów. Proces ten często wymaga zaangażowania wielu osób, a także ich czasu pracy, co przekłada się na wzrost kosztów. Automatyzacja, jaką oferuje masowy podpis kwalifikowany, pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale również zredukować wydatki związane z obsługą dokumentów.

Ryzyko błędów 

Kolejną trudnością jest ryzyko popełnienia błędów podczas podpisywania każdego dokumentu osobno. Łatwo przeoczyć jeden dokument lub popełnić inne pomyłki wynikające z ludzkiej nieuwagi. Dzięki wprowadzeniu masowego podpisu kwalifikowanego wszystkie dokumenty są przetwarzane automatycznie, co minimalizuje ryzyko tego typu błędów i zapewnia większą precyzję.

Brak integracji z cyfrowymi procesami

Firmy korzystające z różnych narzędzi do zarządzania dokumentami często zmagają się z brakiem integracji między tymi systemami, co utrudnia efektywną pracę. Masowy podpis kwalifikowany działa w ramach jednej platformy, pozwalając na centralne zarządzanie dokumentami i usprawnienie workflow w całej organizacji.

Przykłady zastosowania w biznesie

Masowy podpis kwalifikowany znajduje zastosowanie w wielu branżach i procesach biznesowych. Poniżej kilka przykładów, jak firmy wykorzystują tę funkcję w codziennej pracy:

Instytucje finansowe

Bank obsługujący setki umów kredytowych miesięcznie wykorzysta masowy podpis kwalifikowany do szybkiego i bezpiecznego podpisywania dokumentów, skracając czas przetwarzania z kilku dni do kilku godzin.

Działy prawne

Kancelaria prawna zarządzająca umowami dla wielu klientów może użyć masowego podpisu, aby podpisać zbiorczo dokumenty, minimalizując ryzyko błędów i oszczędzając czas zespołu.

Zakupy i logistyka

Menadżer ds. zakupów w międzynarodowej firmie podpisze umowy z dostawcami na dużą skalę, wykorzystując masowe podpisywanie do zautomatyzowania procesu i zachowania pełnej zgodności z procedurami audytowymi.

Zespoły HR

Przykładem może być zatrudnienie kilkudziesięciu pracowników w dużej firmie w krótkim okresie czasu. Dzięki masowemu podpisowi kwalifikowanemu HR Manager podpisze wszystkie dokumenty jednocześnie, oszczędzając godziny pracy i zapewniając zgodność z lokalnymi przepisami.

Jak użyć masowego podpisu kwalifikowanego? 

W trybie masowego podpisu na platformie Autenti zaznacz dokumenty, które chcesz podpisać.

Wystarczy jedno kliknięcie, aby uruchomić proces masowego podpisu – reszta dzieje się automatycznie.

Podpisane dokumenty są natychmiast dostępne w Twojej platformie.

Autenti - Twój partner w cyfryzacji

Masowy podpis kwalifikowany to kolejny krok w stronę jeszcze większej automatyzacji i wygody w zarządzaniu dokumentami. Dołącz do grona liderów, którzy zmieniają sposób pracy dzięki nowoczesnym narzędziom.

Nie czekaj – skontaktuj się z nami i odkryj, jak możliwość masowego podpisywania dokumentów może usprawnić działanie Twojej firmy!