Jak wskazać miejsca na podpisy, zanim wyślesz dokument

Podpis w niewłaściwym miejscu? To kolejne prośby o poprawki, a czasem cały obieg dokumentu musi zacząć się od nowa. W Autenti przed wysyłką wskazujesz, gdzie która osoba ma podpisać.

Co warto wiedzieć:

• Miejsca podpisów można określić przed wysłaniem dokumentu. Każdy podpisujący otrzymuje własne miejsce i od razu wie, gdzie złożyć podpis.
• Miejsca podpisów ograniczają ryzyko błędów i poprawek. Instrukcja to część dokumentu, a nie osobna wiadomość e-mail, co zmniejsza potrzebę wyjaśnień i ponownego uruchamiania procesu.
• Miejsca i kolejność podpisów ustawiasz, przygotowując dokument. Dzięki temu planujesz obieg wielostronicowych umów i dokumentów podpisywanych przez kilka osób.
• Autenti eSign obsługuje różne scenariusze podpisywania. Oprócz wyznaczania miejsc podpisów dostępne są różne formy wizualizacji podpisu, multiwizualizacja oraz parafowanie jako osobny etap akceptacji dokumentu.
• Podpisywanie nie wymaga zakładania konta ani instalowania aplikacji. Odbiorca otwiera dokument z linku w e-mailu i od razu przechodzi do podpisania go.
  
  

Jeden podpis nie tam, gdzie trzeba, i dokument wraca na poprawki

Gdy dokument ma jedną stronę i jednego podpisującego, nie ma zbyt wiele miejsca na błąd. Gdy stron jest kilkanaście, a podpisów kilka, każdy w innym miejscu, o pomyłkę jest znacznie łatwiej.

Zwykle radzisz sobie z tym ręcznie: piszesz w mailu, gdzie kto ma podpisać, albo dzwonisz i tłumaczysz. Przy pięciu osobach to co najmniej pięć wiadomości. A i tak nie masz pewności, że ktoś nie podpisze obok wskazanego miejsca.

To, gdzie osoby umieszczą podpisy elektroniczne, nie wpływa na ich ważność. Kłopot zaczyna się, gdy kontrahent, urząd albo wewnętrzna procedura wymagają podpisu w konkretnym miejscu. Wtedy umowa czy wniosek wraca do poprawki i podpisywać muszą od nowa wszyscy, także ci, którzy wcześniej zrobili wszystko dobrze.

Problem nie leży jednak w podpisujących, ale w tym, że instrukcja, gdzie podpisać, jest poza dokumentem, a nie w nim.

Z Autenti eSign miejsca podpisów ustawiasz w dokumencie

Zapobiegaj problemom, zanim się pojawią. Każda dodana osoba podpisująca dostaje własne miejsce, które ustawiasz, gdy przygotowujesz dokument. Robisz to raz i nie musisz nikomu nic tłumaczyć.

1. Dodaj dokument i osoby do podpisu
   Tworzysz nowy dokument lub wgrywasz przygotowany wcześniej plik i wskazujesz, kto ma go podpisać.

2. Przypisz każdej osobie jej miejsce
   Ustawiasz miejsce podpisu tam, gdzie ma się on pojawić, i przypisujesz je konkretnej osobie. Jeśli podpisów jest pięć, ustawiasz pięć miejsc na tych stronach, na których chcesz je zobaczyć.

3. Wyślij dokument
   Każdy dostaje ten sam dokument i widzi w nim własne miejsce podpisu. Nie szuka, nie zgaduje i nie musi pytać, gdzie ma podpisać.

To Ty przygotowujesz dokument i wiesz, jak ma wyglądać jego wersja końcowa, więc to Ty decydujesz, gdzie pojawi się każdy podpis. Instrukcja, gdzie podpisać, jest teraz częścią dokumentu. Zobacz poniżej, jak to wygląda w praktyce.

Umowa na 15 stron i 5 podpisujących

Najłatwiej to pokazać na dokumencie, który podpisują osoby z różnych działów. Umowę ramową po stronie dostawcy podpisują handlowiec i dział prawny. Po stronie klienta - dział zakupów i członek zarządu. Piąty podpis trafia do załącznika.

Bez wskazanych miejsc podpisu każda osoba czyta dokument i decyduje sama. Ktoś podpisze na drugiej stronie, gdzie wspomniany jest jego dział, ktoś na stronie 15 zamiast 14, a załącznik zostanie bez podpisu, bo nikt nie będzie wiedział, że tam też trzeba.

Z wyznaczonymi miejscami tę decyzję podejmujesz raz - kiedy przygotowujesz dokument. Pięć osób dostaje pięć miejsc, każde przypisane do konkretnej osoby.

Możesz też ustawić, w jakiej kolejności dokument do nich trafi. Jeśli zakup ma podpisać dział prawny, a dopiero potem dostawcy, dokument dotrze do nich w kolejności składania podpisów. Miejsce pokaże, gdzie podpisać, a kolejność - kiedy.

Czasem ktoś musi jeszcze sprawdzić i zaakceptować dokument przed podpisem, np. menedżer albo prawnik z zewnętrznej kancelarii. To osobna czynność w procesie: parafowanie.

Co jeszcze możesz ustawić przed wysyłką do podpisu

Wyznaczając miejsca podpisów, decydujesz, gdzie pojawi się każdy z nich. Osoba podpisująca wybiera jedną z czterech gotowych form, na przykład wariant z inicjałami albo imitację podpisu odręcznego, lub tworzy czy wgrywa własną.

Możesz pozostawić podpisującym również wybór miejsca. Dzięki multiwizualizacji dodadzą wtedy nawet 50 znaczników graficznych w jednym procesie. Upraszcza to obsługę kart obiegowych, formularzy z wieloma polami czy umów, w których wymagana jest wizualizacja podpisu przy wszystkich kluczowych fragmentach.

Do dokumentu dołączana jest też Karta Podpisów. Zawiera ona informacje o podpisujących i przebiegu procesu. Sama graficzna wizualizacja nie zastępuje danych elektronicznych, które pozwalają zweryfikować podpis.

Pytania o miejsca podpisów

1. Czy muszę ustawiać miejsca za każdym razem?
   Tak, jeśli wybierzesz wizualizacje podpisów i zaznaczysz, że miejsca wyznacza nadawca. W tej opcji ustawiasz je osobno dla każdego dokumentu. Jeśli pozwolisz, żeby miejsce wskazał odbiorca, nie musisz ustawiać niczego.

2. Co, jeśli dokument podpisuje więcej niż pięć osób?
   Liczba miejsc odpowiada liczbie podpisów. Każdej osobie przypisujesz jej własne miejsce do podpisania.

3. Czy podpisujący może złożyć podpis poza wyznaczonym miejscem?
   Nie. Umieszczenie miejsca podpisu w konkretnym fragmencie dokumentu oznacza, że wyznaczona osoba może podpisać się wyłącznie tam.

4. Czym różni się parafowanie od podpisania?
   Parafowanie to osobna rola w procesie: wskazana osoba akceptuje lub odrzuca dokument, zanim trafi on do podpisu. Parafka nie jest podpisem i ma inną rolę.

5. Czy osoba podpisująca musi mieć konto w Autenti?
   Nie. Odbiorca otwiera dokument z linku, który dostaje od Ciebie mailem i podpisuje go bez zakładania konta czy instalowania aplikacji.

Wysyłaj do podpisu raz, zamiast tłumaczyć pięć razy

Kiedy instrukcja, gdzie podpisać, jest zawarta w samym dokumencie, nie potrzebujesz mailowego ping-ponga ani dopytywania. Nie wysyłasz też dokumentu drugi raz do wszystkich, łącznie z tymi, którzy podpisali prawidłowo za pierwszym razem.

Dokument wraca do Ciebie podpisany tak, jak był przygotowany, a proces kończy się szybko i bez zbędnych poprawek. Jedna decyzja podjęta przed wysyłką oszczędza Ci potencjalnych kłopotów po niej.

Sprawdź, jak działają miejsca podpisów na najbliższym dokumencie, który planujesz wysłać. Wgraj go na Autenti, dodaj podpisujących, ustal, gdzie i w jakiej kolejności mają oni złożyć swoje podpisy, a potem wyślij. Różnicę zobaczysz już przy pierwszym dokumencie.

To rozwiązanie jest proste i wygodne, bo osoby, które podpisują, nie muszą zakładać konta ani niczego instalować, wystarczy, że otworzą otrzymany mailem link i podpiszą.

Jeśli w Twojej firmie dokumenty krążą po kilku działach, z kolejnością podpisów, parafowaniem i załącznikami, umów demo i zobacz Autenti w działaniu. Pokażemy Ci, jak łatwo stworzyć obieg dokumentów, od miejsc podpisu po kolejność i parafowanie.